L'uso di Microsoft Excel per tenere traccia delle fatture è un ottimo modo per organizzarsi. Puoi creare fogli di calcolo in Excel per tenere traccia delle fatture che hai inviato e quando sei pagato per loro - o, d'altra parte, quando ricevi fatture e le paghi. Indipendentemente dai motivi per cui hai bisogno di un foglio di calcolo delle fatture, configurarne uno in Excel è semplice e veloce. Dovrai semplicemente creare e formattare alcune colonne e inserire i tuoi dati. E, naturalmente, non dimenticare di salvare il file. Lo stesso processo può essere utilizzato per impostare un foglio di calcolo delle fatture in Excel 2003 o Excel 2007.
Passaggio 1
Aprire Microsoft Excel. Si aprirà un foglio di calcolo vuoto e noterai che righe e colonne predefinite sono già impostate.
Passaggio 2
Immettere un titolo nella parte superiore del foglio di calcolo. Inizia a digitare il titolo nella cella A1. Avere un titolo chiaro e specifico per il foglio di calcolo ti aiuterà a ricordare quali sono le fatture su un particolare foglio di calcolo. Forse hai bisogno di fogli di calcolo separati per le fatture ricevute e le fatture inviate. Grassetto il titolo facendo clic sulla cella e usando lo strumento grassetto sulla barra degli strumenti in alto.
Passaggio 3
Imposta le intestazioni delle colonne di alcune righe in basso rispetto al titolo. Inizia a inserire le intestazioni di colonna nella colonna A. Alcune intestazioni di colonna utili includono Data fattura, Numero fattura, Persona o società da fatturare, Importo fattura, Data ricevuta, Data pagata e altre a seconda del tuo esatto scopo per il foglio di calcolo della fattura.
Passaggio 4: Grassetto e centrare le intestazioni di colonna. Fai clic sul numero a sinistra della riga in cui sono inserite le intestazioni di colonna; l'intera riga verrà selezionata. Utilizza gli strumenti sulla barra degli strumenti in alto per mettere in grassetto e centrare le intestazioni delle colonne.
Passaggio 5
Inserisci i dati nel foglio di calcolo. Assicurati di collegare tutto nella colonna appropriata. Se ti manca un'informazione, lascia vuota la cella.
Passaggio 6
Formatta le celle che contengono numeri in modo che tutti i numeri nella colonna abbiano lo stesso aspetto. Per formattare le celle, evidenzia tutte le celle che contengono gli stessi tipi di numeri, ad esempio gli importi. Quindi fai clic con il pulsante destro del mouse sulle celle evidenziate e seleziona "Formatta celle". Nella casella che si apre, fai clic sulla scheda "Numero". Fai clic su "Valuta" nella casella "Categoria" per formattare tutte le celle che contengono importi allo stesso modo. Quindi scegli il numero decimale da includere e fai clic su "OK". Puoi anche formattare date, codici postali, numeri di telefono e altri dati. Seleziona queste opzioni dalla casella "Categoria": se non vedi qualcosa elencato lì, è molto probabile che sia elencato sotto "Speciale".
Aggiungi i totali al foglio di calcolo. Per fare ciò, fai clic nella cella in cui desideri posizionare il totale. Fai clic sul simbolo sigma (sembra una specie di E maiuscola) sulla barra degli strumenti in alto. Fai clic sulla prima cella da includere nel totale, quindi trascina verso il basso fino a selezionare l'ultima cella da includere. Le celle saranno delineate in una casella tratteggiata in movimento. Premere il tasto "Invio" per inserire il totale.
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