I fogli di calcolo Excel consentono agli utenti di organizzare le informazioni di contatto per le mailing list in colonne contenenti la categoria o il nome del campo. Gli utenti possono aggiornare le informazioni sul foglio di calcolo o creare etichette per l'invio o la spedizione dal foglio di calcolo Excel (chiamato anche foglio di lavoro). Poiché i dati sui fogli di calcolo non possono essere convertiti direttamente in etichette, considerare la possibilità di utilizzare i modelli di etichette di Microsoft Word e la funzione di stampa unione per generare etichette. Le etichette create in MS Word possono contenere dati da un foglio di calcolo Excel e quindi stampate su fogli pretagliati disponibili nei negozi di forniture per ufficio.
Passaggio 1
Apri il foglio di calcolo Excel e conferma che la prima riga contiene intestazioni di colonna per ogni categoria (come Nome, Cognome, Indirizzo, ecc.). Se non sono elencate categorie nella riga 1, fai clic sulla prima cella (A1) e seleziona "Riga" sotto "Inserisci" nella barra dei menu in alto e digita un nome di categoria per ogni colonna.
Passaggio 2
Ordina i tuoi dati, se lo desideri, selezionando il diamante nell'angolo in alto a sinistra del foglio di calcolo (o scegli "Seleziona tutto" sotto "Modifica" nella barra dei menu in alto), seleziona "Ordina" in "Strumenti" nel menu in alto bar. Specificare che il foglio di lavoro ha una riga di intestazione selezionando tale opzione nella finestra di dialogo; seleziona i criteri di ordinamento utilizzando i menu a discesa e fai clic sul pulsante "OK".
Passaggio 3
Salva l'ultima versione del foglio di lavoro selezionando "Salva" in "File" nella barra dei menu in alto.
Passaggio 4
Apri un nuovo documento vuoto in Microsoft Word e seleziona "Etichette" in "Strumenti nella barra dei menu in alto. Nota: in Microsoft Word 2007, questa funzione si trova nella scheda" Posta ".
Passaggio 5
Fai clic sul pulsante "Opzioni" nella sezione "Etichetta" e scegli il formato dell'etichetta in base al produttore dell'etichetta e al numero del prodotto. Nota: la finestra di dialogo visualizza un riepilogo della descrizione dell'etichetta per l'etichetta evidenziata (ad es. tipo di etichetta, dimensione dell'etichetta e dimensione della pagina) in modo che sia possibile selezionare una configurazione di etichetta se lo si desidera.
Passaggio 6
Fare clic sul pulsante "OK" per tornare all'etichetta principale finestra di configurazione. Selezionare l'opzione "Etichetta singola" nella sezione "Numero di etichette" per specificare che ciascun record verrà posizionato su un'etichetta (anziché tutte le etichette con le stesse informazioni rmation).
Passaggio 7
Fare clic sul pulsante "Unione dati" e verificare che la barra degli strumenti "Gestione unione dati" sia visualizzata con un nuovo documento.
Passaggio 8
Selezionare "Apri origine dati" nella barra degli strumenti Gestione unione dati, in "Origine dati"
Passaggio 9
Seleziona il foglio di lavoro Excel aggiornato al passaggio 3 e fai clic sul pulsante "Apri".
Passaggio 10
Selezionare la scheda del foglio di lavoro dal menu a discesa nella sezione "Apri documento nella cartella di lavoro" e fare clic sul pulsante "OK" per aprire una procedura guidata "Modifica etichette".
Passaggio 11
Fare clic sul pulsante "Inserisci campo unione" e selezionare la categoria desiderata dal foglio di lavoro (identificato nel passaggio 1). Se lo si desidera, premere il tasto "Spazio" per inserire uno spazio tra le categorie (ad esempio tra Nome e Cognome) e digitare ulteriori informazioni standard (come una virgola tra Città e Stato o il tasto "Invio" per un'interruzione di riga ). Ripetere questo passaggio per inserire ciascuna categoria come campo, quindi premere il pulsante "OK" per chiudere la procedura guidata Modifica etichetta.
Passaggio 12
Selezionare il pulsante "Unisci al nuovo documento" sotto "Unisci" sezione della casella degli strumenti Data Merge Manager per creare un nuovo documento contenente le informazioni del foglio di lavoro Excel come etichette.
Passaggio 13
Salvare il nuovo documento contenente pagine di etichette selezionando "Salva con nome" in "File" in barra dei menu in alto e digitare il nome del documento desiderato nel campo prima di fare clic sul pulsante "Salva".
Se necessario, inserire i fogli di etichette nel vassoio della stampante e selezionare la funzione Stampa per stampare le etichette (la funzione Stampa " in "File" nella barra dei menu in alto.
Suggerimenti
Dopo il passaggio 11, considerare la formattazione dell'etichetta modificando il carattere, la dimensione del carattere e lo stile del carattere evidenziando il testo e selezionando "Carattere" in "Formato" per accedere alle opzioni.
Microsoft Office 2007 (Excel e Word) include una scheda "Mailings" nella barra dei menu in alto per sostituire la casella degli strumenti Gestione unione dati.
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