* Student Information System (SIS): Questo è il repository centrale per la maggior parte dei dati degli studenti, tra cui informazioni personali (nome, indirizzo, dettagli di contatto), registri accademici (voti, corsi seguiti, trascrizioni), informazioni di iscrizione, dettagli di aiuti finanziari e talvolta registri disciplinari. Questa è probabilmente la posizione primaria.
* Record dell'insegnante individuale: Gli insegnanti potrebbero mantenere i propri record, in particolare le note aneddotiche sul progresso, il comportamento o la partecipazione degli studenti in classe. Questo di solito è informale e non necessariamente parte del record ufficiale degli studenti.
* File del consulente: I consulenti scolastici tengono i registri relativi alle consulenza accademica degli studenti, alle domande universitarie e alle sessioni di consulenza personale. Questi file contengono informazioni sensibili e riservate.
* Registri dipartimentali: Dipartimenti specifici (come l'atletica o le arti) possono avere record pertinenti al coinvolgimento degli studenti in tali aree.
* Registri dell'ufficio sanitario: L'infermiera o l'ufficio sanitario della scuola mantiene record sanitari tra cui registri di immunizzazione, allergie e eventuali condizioni mediche pertinenti alla scuola dello studente.
* Record di educazione speciale (se applicabile): Gli studenti con programmi di istruzione individualizzati (IEP) o 504 piani avranno una vasta documentazione in file di educazione speciale.
La posizione specifica e l'accessibilità di queste informazioni sono regolate dalle leggi sulla privacy (come FERPA negli Stati Uniti) e dalle politiche scolastiche.
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