i. Scopo e portata:
* Obiettivo generale: Dichiarare chiaramente lo scopo del sistema organizzativo. Quale problema risolve? Quali sono i risultati previsti?
* Ambito: Definire ciò che è incluso ed escluso dal sistema. Specificare i dipartimenti, i team, gli individui, i processi o i dati interessati.
* Confini di sistema: Delineare chiaramente dove inizia e termina il sistema, comprese le interazioni con altri sistemi.
ii. Componenti di sistema:
* Struttura: Descrivi la struttura gerarchica dell'organizzazione e la sua relazione con il sistema. Includi i grafici organizzativi se necessario.
* Processi: In dettaglio i processi chiave supportano il sistema, inclusi flussi di lavoro, procedure decisionali e canali di comunicazione. Usa diagrammi di flusso o diagrammi per chiarezza.
* Dati: Descrivi i tipi di dati gestiti dal sistema, le loro fonti, le posizioni di archiviazione e i controlli di accesso. Includi dizionari o schemi di dati, se applicabile.
* Tecnologia: Elenca l'hardware, il software e le applicazioni utilizzate nel sistema. Specificare le versioni e i requisiti di compatibilità.
* People: Identificare i ruoli, le responsabilità e le strutture di segnalazione all'interno del sistema. Includi le informazioni di contatto per il personale chiave.
iii. Procedure operative:
* Procedure di avvio/arresto: Dettaglio come viene avviato e terminato il sistema.
* Funzionamento regolare: Descrivi le operazioni quotidiane del sistema, comprese le procedure di manutenzione e le fasi di risoluzione dei problemi.
* Procedure di sicurezza: Delinea i protocolli di sicurezza, inclusi i piani di controllo dell'accesso, il backup e il recupero dei dati e i piani di risposta agli incidenti.
* Procedure di manutenzione: Dettagli attività di manutenzione regolari, aggiornamenti e programmi di patching.
* Procedure di emergenza: Descrivi le procedure da seguire in caso di fallimento del sistema o altre emergenze.
IV. Governance e conformità:
* Politiche e procedure: Elenca tutte le politiche e le procedure pertinenti che regolano il funzionamento del sistema.
* Requisiti di conformità: Specificare eventuali standard legali, normativi o del settore a cui il sistema deve aderire.
* Procedure di controllo: Descrivi come le prestazioni e la conformità del sistema saranno controllate.
v. Formazione e supporto:
* Materiali di addestramento: Elenca materiali di formazione disponibili per utenti e amministratori.
* Canali di supporto: Descrivi come gli utenti possono ottenere supporto tecnico e assistenza.
vi. Sviluppo futuro:
* Miglioramenti futuri: Identificare miglioramenti o espansioni pianificate al sistema.
* Scalabilità: Discutere la capacità del sistema di gestire carichi di lavoro o volumi di dati.
vii. Appendice (opzionale):
* Glossario dei termini: Definire i termini chiave e gli acronimi utilizzati nel documento.
* Informazioni di contatto: Fornire informazioni di contatto per le persone responsabili del sistema.
* Riferimenti: Elencare eventuali documenti o risorse esterne a cui si fa riferimento nel documento.
Questo documento dovrebbe essere regolarmente rivisto e aggiornato per riflettere le modifiche nell'organizzazione, nel sistema o nel suo ambiente. Il livello di dettaglio richiesto varierà a seconda della complessità del sistema, ma l'obiettivo è quello di fornire una guida completa e facilmente accessibile per tutte le parti interessate.
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