Documenti essenziali:
* Informazioni sul tuo business: Ciò include il nome del tuo business legale, l'indirizzo, il numero di telefono, l'indirizzo e -mail e il numero di identificazione fiscale (ad es. Ein negli Stati Uniti, numero IVA in Europa).
* Informazioni sul client: Ciò include il nome legale, l'indirizzo e le informazioni di contatto pertinenti. L'indirizzo di fatturazione accurato è cruciale.
* Numero fattura: Un numero sequenziale unico per ogni fattura. Questo è essenziale per il monitoraggio e la tenuta dei record.
* Data fattura: La data in cui viene emessa la fattura.
* Descrizione di beni o servizi: Una descrizione chiara e dettagliata di ciò che hai fornito. Sii specifico per evitare confusione.
* Quantità e prezzo unitario: Il numero di unità fornite e il prezzo per unità.
* Importo totale dovuto: La somma di tutti gli addebiti, comprese eventuali tasse o sconti applicabili.
* Termini di pagamento: Stare chiaramente quando il pagamento è dovuto (ad es. Net 30, dovuto al ricevimento). Includi i dettagli su come effettuare il pagamento (ad es. Banca, carta di credito, assegno).
documenti che possono essere richiesti a seconda della situazione:
* Ordine di acquisto (PO): Se il cliente ha fornito un ordine di acquisto, deve essere referenziato sulla fattura. Questo aiuta a abbinare e monitorare.
* Contratto: Il contratto può dettagliatamente termini specifici, programmi di pagamento o servizi resi che devono essere riflessi sulla fattura.
* ricevuta di consegna/prova del servizio: Se stai fornendo beni o servizi fisici, fornire prove di consegna o completamento del servizio aiuta a supportare la fattura.
* Fesheets/Rapporti sui progetti: Per i servizi fatturati per ora o in base alle traguardi del progetto, la documentazione di supporto è vitale.
* Moduli fiscali: A seconda della posizione e della posizione del cliente, potrebbe essere necessario includere informazioni fiscali sulle fatture, come GST/HST (Canada), IVA (Europa) o Imposta sulle vendite (USA).
In breve: Mentre gli elementi principali (informazioni aziendali, informazioni sul cliente, articoli, costi, termini di pagamento) sono sempre necessari, altri documenti di supporto possono migliorare l'accuratezza, ridurre le controversie e rafforzare i registri finanziari. Mantenere i registri organizzati di tutti i documenti correlati a fini di controllo.
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