1. Riga dell'oggetto:
* Scopo: Una linea di materia concisa e informativa aiuta il destinatario a comprendere lo scopo dell'email a colpo d'occhio.
* Best Practices:
* Sii specifico e descrittivo. Evita argomenti vaghi come "ciao" o "domanda".
* Utilizzare le parole chiave pertinenti al contenuto dell'email.
* Mantienilo relativamente breve (circa 5-10 parole).
* Evita di usare tutti i limiti o punti esclamativi eccessivi.
* Aggiorna l'oggetto se l'argomento dell'e -mail cambia durante la conversazione.
* Esempi:
* Bene:"Richiesta di incontro:Project Alpha - 25 luglio"
* Bene:"Domanda sulla politica delle vacanze"
* Bad:"Importante!"
* Cattivo:"ciao"
2. Saluto (saluto):
* Scopo: Per avviare l'e -mail con un'apertura educata e rispettosa.
* Best Practices:
* Formale:
* "Caro Mr./MS./DR. [Cognome]" (Usa quando conosci il titolo e il cognome del destinatario.)
* "A chi può interessare" (usa solo quando non conosci il nome del destinatario.) Evita questo se possibile; Prova a trovare un nome.
* semi-formale:
* "Caro [nome] [cognome]" (usa quando conosci il destinatario relativamente bene, ma vuoi mantenere un po 'di formalità.)
* "Ciao [nome],"
* Informale:
* "Ciao [nome],"
* "Hey [nome]" (usa con cautela; solo per colleghi o amici molto vicini.)
* Evita:
* "Ei, tu,"
* "A chi può interessare", quando si può trovare un nome.
* punteggiatura: Una virgola (,) dopo il saluto è standard.
3. Corpo dell'e -mail:
* Scopo: Per trasmettere il tuo messaggio in modo chiaro ed efficace.
* Best Practices:
* Paragrafo di apertura:
* Dichiarare lo scopo dell'e -mail in modo chiaro e conciso.
* Se si risponde a un'e -mail, riconoscere il messaggio precedente. Esempi:"Grazie per la tua email" o "Seguendo la nostra conversazione ..."
* Paragrafo medio:
* Fornire dettagli di supporto, spiegazioni e qualsiasi contesto necessario.
* Utilizzare brevi paragrafi (3-5 frasi) per la leggibilità.
* Utilizzare punti elenco o elenchi numerati per organizzare le informazioni.
* Usa la grammatica, l'ortografia e la punteggiatura adeguate. Correggere attentamente.
* Closing paragrafo:
* Riassumi la tua richiesta o chiama all'azione.
* Esprimere gratitudine o offrire ulteriore assistenza.
* Includi un periodo di tempo se hai bisogno di una risposta entro una data specifica.
* Tone:
* Mantieni un tono professionale e rispettoso, anche se stai affrontando un collega familiare.
* Sii consapevole del tuo pubblico e personalizza la tua lingua di conseguenza.
* Evita di usare gergo o gergo a meno che tu non sia sicuro che il destinatario non lo capirà.
* Fai attenzione all'umorismo, in quanto può essere interpretato male.
* Allegati:
* Menziona eventuali allegati nel corpo dell'e -mail (ad esempio, "Trova allegato il rapporto ...").
* Usa i nomi dei file descrittivi per i tuoi allegati.
* Considera la dimensione del file degli allegati, specialmente quando si invia a destinatari esterni. Comprimere file di grandi dimensioni se necessario.
4. CHIUSING (VALEDZIONE):
* Scopo: Per porre fine all'e -mail educatamente e professionalmente.
* Best Practices:
* Formale:
* "Sinceramente",
* "Rispettosamente,"
* "Cordiali saluti,"
* semi-formale:
* "Distinti saluti,"
* "Saluti,"
* "Cordiali saluti,"
* Informale:
* "Migliore,"
* "Grazie,"
* "Cheers" (usa con cautela; può essere troppo informale per alcuni destinatari.)
* punteggiatura: Una virgola (,) dopo la chiusura è standard.
5. Firma:
* Scopo: Per fornire le informazioni di contatto.
* Best Practices:
* Includi il nome completo, il titolo (se applicabile), il nome dell'azienda (se applicabile), il numero di telefono e l'indirizzo e -mail.
* Prendi in considerazione l'aggiunta di un link al sito Web della tua azienda o al profilo LinkedIn.
* Mantieni la tua firma concisa e professionale.
* Imposta una firma e -mail automatica nel tuo client di posta elettronica per coerenza.
Esempio di email (formale):
Oggetto:Richiesta di incontro:Aggiornamento Gamma Project
Caro signor Smith,
Spero che questa email ti trovi bene.
Sto scrivendo per richiedere un breve incontro per discutere l'avanzamento del Progetto Gamma. Vorrei fornire un aggiornamento sui traguardi chiave raggiunti e delineare i prossimi passaggi per il progetto.
Sono disponibile martedì 26 luglio alle 10:00 o mercoledì 27 luglio alle 14:00. Per favore fatemi sapere se una di queste volte lavora per te o ti suggerisci un tempo alternativo che è conveniente.
Grazie per il tuo tempo e considerazione.
Sinceramente,
[Il tuo nome completo]
[Il tuo titolo]
[Nome della tua azienda]
[Il tuo numero di telefono]
[Il tuo indirizzo di posta elettronica]
[Link al tuo sito Web/LinkedIn (opzionale)]
Esempio di email (informale):
Oggetto:domanda rapida sulla presentazione
Ciao Sarah,
Spero che tu stia passando una buona settimana.
Ho avuto una breve domanda sulle diapositive che hai preparato per la presentazione la prossima settimana. In particolare, mi chiedevo la fonte di dati che hai usato per l'analisi di mercato.
Potresti inviarmi un link o farmi sapere dove l'hai trovato?
Grazie mille!
Migliore,
[Il tuo nome]
Considerazioni chiave:
* ROUND READ: Registra sempre la tua e -mail prima di inviarla. Controlla errori di grammatica, ortografia e punteggiatura.
* Rispondi prontamente: Prova a rispondere alle e-mail entro un periodo di tempo ragionevole (ad esempio, entro 24-48 ore). Se hai bisogno di più tempo per rispondere, riconoscere l'e -mail e far sapere al mittente quando può aspettarsi una risposta completa.
* "Rispondi a tutti" con giudizio: Usa solo "Rispondi a tutti" quando la tua risposta è rilevante per tutti nel thread di posta elettronica.
* Riserve: Sii consapevole delle informazioni che condividi nelle e -mail. Evita di condividere informazioni sensibili o riservate a meno che non siano assolutamente necessarie e non si utilizza un sistema di posta elettronica sicuro.
* Considera il destinatario: Regola il tono e il livello di formalità in base alla tua relazione con il destinatario. Se non sei sicuro, erra dalla parte di essere più formale.
* Mobile-friendly: Mantieni le e -mail concise e facili da leggere sui dispositivi mobili.
Seguendo queste linee guida, puoi scrivere e -mail chiare, professionali ed efficaci che raggiungono i risultati desiderati.
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