1. Cloud Storage Services (più comune e consigliato)
* Come funziona: Carica il file in un servizio di archiviazione cloud come Google Drive, Dropbox, OneDrive, iCloud Drive o Box. Quindi, condividi un collegamento a quel file con i destinatari. Puoi controllare chi ha accesso e se possono modificare o semplicemente visualizzare.
* Pro:
* Gestisce file di grandi dimensioni: Questi servizi sono progettati per file di grandi dimensioni (spesso fino a diversi GB, a seconda del piano).
* Caratteristiche di collaborazione: Consente una facile collaborazione, controllo della versione e commenti (in particolare Google Drive e Dropbox).
* Sicurezza: Offre funzionalità di sicurezza come protezione da password, date di scadenza sui collegamenti e autorizzazioni di accesso.
* comodità: Facile da usare sia per il mittente che per il destinatario. La maggior parte delle persone ha già un account con almeno uno di questi servizi.
* Non c'è bisogno di comprimere: Non è necessario comprimere il file, mantenendo la sua qualità originale.
* Compatibilità multipiattaforma: Funziona su qualsiasi dispositivo con un browser Web e supporto per app.
* Contro:
* Richiede l'account: Sia tu che il destinatario dovreste avere un account con il servizio scelto (sebbene molti servizi consentano la visualizzazione/download senza un account con funzionalità limitate).
* Limiti di archiviazione: Gli account gratuiti hanno uno spazio di archiviazione limitato. Potrebbe essere necessario eseguire l'aggiornamento a un piano a pagamento per file più grandi o uso frequente.
* Preoccupazioni sulla privacy: Sii consapevole delle politiche sulla privacy del provider di archiviazione cloud. Usa password forti e abilita l'autenticazione a due fattori.
* Passi:
1. Scegli un servizio: Seleziona un servizio di archiviazione cloud.
2. Carica il file: Carica il documento di grandi dimensioni sul tuo cloud Storage.
3. Condividi il link: Genera un collegamento condivisibile per il file.
4. Set di autorizzazioni (importante): Decidi chi può accedere al file (chiunque abbia il link o persone specifiche). Decidi se possono visualizzare solo, commentare o modificare.
5. Email il link: Incolla il link nel tuo messaggio di posta elettronica e invialo.
2. Servizi di trasferimento di file (buoni per trasferimenti una tantum)
* Come funziona: Questi sono servizi basati sul Web specificamente per il trasferimento di file di grandi dimensioni. Carica il file e il servizio fornisce un link che invia un'e -mail al destinatario. Il destinatario scarica il file in un determinato periodo di tempo.
* Esempi:
* Wetransfer:semplice e popolare. La versione gratuita ha limitazioni sulla dimensione del file e sulla durata dell'archiviazione.
* Smash:un'altra opzione facile da usare con un focus sulla presentazione visiva.
* Transferxl:offre trasferimenti crittografati.
* Invia ovunque:può inviare file direttamente ai dispositivi utilizzando una chiave.
* Pro:
* Facile da usare: Molto semplice, di solito solo trascinare il file.
* Nessun account richiesto (spesso): Molti servizi ti consentono di inviare file senza creare un account.
* Supporto file di grandi dimensioni: Gestisce bene i file di grandi dimensioni.
* Contro:
* Tempo di archiviazione limitato: I file sono in genere disponibili solo per un tempo limitato (ad esempio una settimana) prima di essere eliminati.
* Pubblicità: I servizi gratuiti possono visualizzare annunci.
* Sicurezza: Mentre alcuni offrono crittografia, sii cauto sulla sicurezza dei servizi meno conosciuti.
* Meno controllo: In genere si dispone di meno controllo sulle autorizzazioni di accesso rispetto ai servizi di archiviazione cloud.
* Passi:
1. Scegli un servizio: Seleziona un servizio di trasferimento di file.
2. Carica il file: Carica il file sul servizio.
3. Ottieni il link: Il servizio genererà un link per il download.
4. Email il link: Incolla il link nella tua e -mail e invialo.
3. Compressione (file zip)
* Come funziona: Comprimere il file in un archivio zip. Ciò riduce la dimensione del file, a volte abbastanza da inserirsi nei limiti di allegato e -mail.
* Pro:
* semplice e integrato: La maggior parte dei sistemi operativi dispone di strumenti di compressione Zip integrati (Windows, MacOS).
* Preserva il contenuto del file: L'archivio ZIP contiene tutti i file e le cartelle originali.
* Contro:
* Riduzione delle dimensioni limitate: La quantità di compressione dipende dal tipo di file. Alcuni tipi di file (come PDF, JPEG e video) sono già compressi, quindi non vedrai una riduzione significativa.
* potrebbe ancora essere troppo grande: Anche dopo la compressione, il file potrebbe ancora superare i limiti di allegato e -mail.
* Il destinatario deve decomprimere: Il destinatario deve avere software per decomprimere il file.
* non affronta il problema sottostante: Non si ridimensiona bene se è necessario condividere frequentemente file di grandi dimensioni.
* Passi:
1. Compra il file: Fare clic con il tasto destro del mouse sul file (o cartella contenente i file) e scegliere "Compress to zip File" (Windows) o "Compress" (macOS).
2. Allega all'e -mail: Allega il file zip alla tua email.
4. Dividere il file (meno consigliato)
* Come funziona: Dividi il file di grandi dimensioni in parti più piccole. Invia ogni parte come allegato e -mail separato. Il destinatario deve riassemblare le parti.
* Pro:
* Evita i servizi cloud/di terze parti: Se sei preoccupato di utilizzare Cloud Storage o altri servizi.
* Contro:
* scomodo: Che richiede tempo sia per mittente che per destinatario.
* Pro-errata: Facile commettere errori durante la divisione e il riassemblaggio.
* richiede software speciale: Il destinatario ha spesso bisogno di software speciale per unire i file divisi.
* Meno sicuro: Più difficile proteggere le singole parti.
* Evita questo metodo se possibile ; I servizi di archiviazione cloud o di trasferimento di file sono opzioni molto migliori. Se * devi * utilizzare questo metodo, prendi in considerazione l'utilizzo di un'utilità di scissione dei file che aggiunge checksum a ciascuna parte per assicurarsi che siano assemblati correttamente.
5. Utilizzando il file di grandi dimensioni integrati del client di posta elettronica (Limited)
* Come funziona: Alcuni clienti e-mail (come Outlook, a volte Gmail con Google Drive Integration) hanno funzionalità integrate che caricano automaticamente grandi allegati nei rispettivi servizi cloud e inseriscono un link all'e-mail.
* Pro:
* conveniente (se supportato): Il processo viene gestito per lo più automaticamente dal client di posta elettronica.
* Integrazione senza soluzione di continuità: Funziona direttamente all'interno del tuo client di posta elettronica.
* Contro:
* Supporto limitato: Non tutti i clienti di posta elettronica hanno questa funzione.
* Dipendente dal provider di posta elettronica: Si basa sull'archiviazione cloud del provider di posta elettronica (ad es. Google Drive per Gmail).
* Meno controllo: Potresti avere meno controllo sulle autorizzazioni di accesso.
Scegliere il metodo migliore
* Per una frequente condivisione di file di grandi dimensioni e collaborazione: Cloud Storage Services (Google Drive, Dropbox, OneDrive) sono l'opzione migliore.
* Per un trasferimento una tantum di un file di grandi dimensioni: File Transfer Services (WeTransfer, Smash) sono ideali.
* Se il file è solo leggermente troppo grande: Compressione (Zip) potrebbe essere sufficiente.
* Evita di dividere i file a meno che non sia assolutamente necessario.
* Considera le capacità tecniche del destinatario e l'accesso a Internet. Se non si sentono a proprio agio nell'uso dei servizi cloud, un servizio di trasferimento di file potrebbe essere l'opzione migliore.
Considerazioni importanti per tutti i metodi
* Sicurezza: Sii sempre consapevole della sicurezza. Usa password forti, abilita l'autenticazione a due fattori sugli account di archiviazione cloud e sii cauto sulla condivisione di informazioni sensibili. Se si utilizza un servizio di trasferimento di file, controllare le loro politiche di sicurezza. Se disponibile, utilizzare la protezione da password sul collegamento condiviso.
* Privacy: Sii consapevole delle politiche sulla privacy dei servizi utilizzati.
* Comunicazione: Spiega chiaramente al destinatario come accedere al file. Includi istruzioni su come scaricare, decomprimere o visualizzare il file.
* Limiti di dimensione del file: Sii consapevole dei limiti di dimensioni del file di qualsiasi servizio che si sta utilizzando.
* Comunicazione alternativa: Prendi in considerazione la possibilità di far sapere al destinatario tramite un altro metodo, come un messaggio di testo o una telefonata, che hai inviato loro un collegamento a un file di grandi dimensioni per evitare che si perdesse nel loro filtro spam.
Comprendendo questi metodi, puoi scegliere l'approccio migliore per inviare i tuoi grandi documenti in modo rapido, sicuro e conveniente.
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