1. Scegli il tuo client di posta elettronica:
* Basato sul Web (Gmail, Outlook, Yahoo): A questi si accedono tramite il browser web.
* desktop (Outlook, Thunderbird, Apple Mail): Questi sono installati sul tuo computer.
* Mobile (Gmail, Outlook, Apple Mail, ecc.): App sul tuo smartphone o tablet.
Il processo è generalmente lo stesso su tutte queste piattaforme.
2. Crea una nuova email:
* Cerca un pulsante etichettato "Compose", "Nuova e -mail" o un'icona simile (di solito un segno più o una busta). Fai clic su di esso per avviare un nuovo messaggio di posta elettronica.
3. Compila i destinatari, il soggetto e il corpo (opzionale):
* a: Inserisci gli indirizzi e -mail delle persone a cui si desidera inviare il documento. È possibile aggiungere più destinatari, separati da virgole o semi-colons.
* cc (copia carbone): Inserisci gli indirizzi e -mail qui se si desidera che gli altri ricevano una copia dell'e -mail, ma non sono i destinatari principali. I destinatari nel campo "a" vedranno gli indirizzi nel campo "CC".
* BCC (copia carbone cieca): Inserisci gli indirizzi e -mail qui se si desidera che gli altri ricevano una copia dell'e -mail * senza * i destinatari nei campi "a" e "cc" sapendo. Questo è utile per la privacy.
* Oggetto: Descrivi brevemente il contenuto dell'e -mail (ad es. "Proposta di progetto", "Minute della riunione", "Contratto rivisto").
* Body: Qui è dove scrivi il tuo messaggio. Puoi includere un saluto, spiegare perché stai inviando il documento e fornire qualsiasi altra informazione pertinente. Questa parte è facoltativa se il documento parla da solo.
4. Allega il file del documento:
* Cerca un pulsante o icona "Allega": Questo è di solito rappresentato da un'icona di paperclip. L'etichetta potrebbe essere "Allega file", "allegato" o semplicemente un paperclip.
* Fare clic sul pulsante "Allega": Si aprirà una finestra Explorer di file, che consente di sfogliare i file del tuo computer.
* Passare alla posizione del file del documento: Trova la cartella in cui è archiviato il documento (ad es. Documenti, download, desktop).
* Seleziona il file del documento: Fai clic sul file che si desidera allegare.
* Fare clic su "Apri" o "Allega": Questo allegherà il documento alla tua e -mail. Dovresti vedere il nome del file elencato nel messaggio e -mail, di solito al di sotto della riga dell'oggetto o sopra il corpo dell'e -mail. Alcuni client di posta elettronica mostrano una barra di avanzamento mentre il file sta caricando.
5. Invia l'e -mail:
* Una volta compilati i campi richiesti (a, soggetto) e allegato il documento, fare clic sul pulsante "Invia". Il pulsante può anche essere etichettato "Invia e -mail" o semplicemente una freccia.
Considerazioni e suggerimenti importanti:
* Limiti di dimensione del file: I fornitori di e -mail hanno limiti sulla dimensione degli allegati. Questo limite varia, ma spesso è di circa 20-25 MB. Se il tuo file è più grande di questo, potrebbe essere necessario:
* Compress (zip) Il file: Fare clic con il tasto destro del mouse sul file e scegliere "Compress" o "Invia alla cartella Compresa (Zipped)" (Windows) o "Compress" (Mac). Ciò può ridurre le dimensioni del file, ma deve essere decompressa all'altra estremità.
* Usa Cloud Storage: Carica il file in un servizio di archiviazione cloud come Google Drive, Dropbox, OneDrive o iCloud Drive. Quindi, condividi un link al file nella tua e -mail. Questa è spesso la soluzione migliore per file di grandi dimensioni.
* Formato file: Considera il formato file del documento.
* pdf (.pdf): Questo è un buon formato per la condivisione di documenti che non si desidera modificare facilmente il destinatario. Preserva la formattazione ed è ampiamente compatibile.
* Documento Word (.doc, .docx): Questi sono adatti se si desidera che il destinatario sia in grado di modificare il documento. Tuttavia, la formattazione potrebbe cambiare a seconda della versione del destinatario di Word.
* testo semplice (.txt): Per documenti di testo molto semplici senza formattazione.
* Sicurezza: Fai attenzione quando si inviano informazioni sensibili via e -mail, soprattutto se la connessione non è sicura. Prendi in considerazione la protezione della password del documento, quindi l'invio della password separatamente (ad esempio, tramite messaggio di testo o un'e-mail separata).
* Controlla i tuoi articoli inviati: Dopo aver inviato l'e -mail, controlla la cartella "Inviazione" o "inviata" per confermare che l'e -mail è stata inviata correttamente.
* Software del destinatario: Assicurati che il destinatario abbia il software necessario per aprire il documento che si sta inviando. L'invio di un PDF è generalmente più sicuro, poiché quasi tutti possono aprire un PDF.
* Allegati multipli: Di solito è possibile allegare più file alla stessa e -mail. Basta ripetere il processo di allegato per ciascun file.
Esempio usando Gmail (basato sul Web):
1. Vai a Gmail nel tuo browser Web (Gmail.com).
2. Fare clic sul pulsante "Compose".
3. Immettere l'indirizzo e -mail del destinatario nel campo "a".
4. Immettere un argomento nel campo "soggetto" (ad esempio, "Rapporto aggiornato").
5. Scrivi un breve messaggio nel corpo dell'e -mail (opzionale).
6. Fare clic sull'icona PaperClip (etichettata "File di allega").
7. Trova il file del documento sul tuo computer e selezionalo.
8. Fare clic su "Apri". Il file si allenerà all'e -mail.
9. Fare clic su "Invia".
Seguendo questi passaggi, è possibile inviare facilmente file di documenti tramite e -mail. Ricorda di regolare il processo in base al client di posta elettronica specifico che stai utilizzando.
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