Ecco una ripartizione di ciò che comporta la sicurezza del documento:
Aspetti chiave:
* Riserve: Garantire che solo le persone autorizzate possano accedere al documento. Ciò comporta meccanismi di controllo degli accessi come password, crittografia e autorizzazioni.
* Integrità: Garantire che il documento non sia stato modificato o manomesso senza autorizzazione. Ciò si basa su tecniche come firme digitali, checksum e controllo della versione.
* Disponibilità: Assicurarsi che il documento sia accessibile agli utenti autorizzati quando ne ha bisogno. Ciò comporta una robusta procedura di archiviazione, backup e recupero e pianificazione del recupero di emergenza.
* Autenticazione: Verificare l'identità delle persone che accedono al documento per garantire che solo gli utenti legittimi ottengano l'ingresso.
* Non ripudio: Impedire agli utenti di negare di accedere, modificare o creare un documento. Le firme digitali svolgono un ruolo chiave qui.
Metodi utilizzati per ottenere la sicurezza dei documenti:
* Sicurezza fisica: Per i documenti cartacei, ciò include archiviazione sicura (armadi bloccati, casseforti), aree di accesso limitate e distribuzione controllata.
* Sicurezza digitale: Per i documenti elettronici, ciò comporta:
* Controllo di accesso: Nome utente, password, autenticazione a più fattori (MFA), controllo di accesso basato sul ruolo (RBAC).
* Crittografia: Trasformare il documento in un formato illeggibile se non decrittografato con la chiave corretta.
* Firme digitali: Tecniche crittografiche per verificare l'autenticità e l'integrità di un documento.
* WaterMarking: Incorporare informazioni nascoste nel documento per tenere traccia del suo utilizzo e distribuzione.
* Prevenzione della perdita di dati (DLP): Software e politiche per impedire ai dati sensibili di lasciare il controllo dell'organizzazione.
* Sistemi di rilevamento e prevenzione delle intrusioni (IDP): Monitorare e proteggere dall'accesso non autorizzato ai sistemi di archiviazione dei documenti.
* Controllo versione: Monitoraggio delle modifiche apportate ai documenti nel tempo.
Le misure specifiche implementate dipenderanno dalla sensibilità delle informazioni contenute nel documento, nei requisiti legali e normativi e dalla tolleranza al rischio dell'organizzazione. Un documento altamente sensibile, come un rendiconto finanziario o la cartella clinica di un paziente, richiederà misure di sicurezza molto più rigorose di una nota interna meno sensibile.
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