* Generazione: L'intero documento viene creato automaticamente in base ai dati di altre fonti (ad esempio un rapporto generato da un database).
* Popolazione: I modelli preesistenti sono riempiti con dati provenienti da fonti esterne (ad esempio, un'e-mail di marketing personalizzata con i dati dei clienti inseriti).
* Aggiornamento: I documenti esistenti vengono automaticamente aggiornati con nuove informazioni (ad esempio un elenco di inventario che riflette automaticamente le variazioni dei livelli di scorta).
* Formattazione: Il layout e la formattazione del documento vengono regolati automaticamente in base a determinate condizioni (ad esempio una tabella di ridimensionamento dinamico).
* Distribuzione: I documenti vengono inviati automaticamente ai destinatari (ad esempio, le fatture inviate via e -mail al completamento dell'ordine).
Esempi di documenti automatizzati includono:
* Rapporti generati: Rapporti di vendita, bilanci, report di inventario, ecc.
* Email personalizzate: Email di marketing, conferme degli ordini, newsletter, ecc.
* Fatture e dichiarazioni: I documenti di fatturazione creati automaticamente e inviati ai clienti.
* Contratti: Documenti con clausole specifiche generate automaticamente in base a regole predefinite.
* Documenti legali: Documenti legali semplici come gli NDA, pieni di dettagli specifici estratti da un database.
Il livello di automazione può variare notevolmente. Alcuni documenti potrebbero essere completamente automatizzati, mentre altri potrebbero avere solo alcune parti automatizzate (ad esempio, l'inserimento dei dati in un modello). La chiave è che alcuni aspetti della creazione o della gestione del documento sono gestiti da un sistema piuttosto che da un essere umano.
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