1. Utilizzando colonne di metadati: Questo è il metodo più comune e raccomandato. SharePoint consente di creare colonne di metadati personalizzati (spesso chiamate colonne "metadati gestiti") che fungono da sistemi di tagging.
* Creazione della colonna dei metadati: Vai alle impostazioni della libreria SharePoint, trova "Colonne" e fai clic su "Aggiungi una nuova colonna". Scegli "metadati gestiti" come tipo di colonna. Dovrai specificare un set di termini (un gruppo di termini predefinito) o crearne uno nuovo. Questo set di termini conterrà i tuoi tag.
* Aggiunta di tag ai documenti: Durante il caricamento o la modifica di un documento, vedrai la colonna dei metadati che hai creato. È possibile digitare i tag (se il set di termini consente la voce del testo libero) o selezionare i tag esistenti da un menu a discesa.
2. Utilizzo della colonna parole chiave: Un approccio più semplice, ma meno controllato rispetto ai metadati gestiti.
* Aggiunta di una colonna di parole chiave: Simile all'aggiunta di una colonna di metadati gestiti, è possibile aggiungere una colonna "parola chiave" alla libreria.
* Aggiunta di parole chiave: Gli utenti possono digitare parole chiave direttamente in questa colonna, separate da punti e virgole, a seconda delle impostazioni. Questo metodo offre meno coerenza e controllo sul vocabolario rispetto ai metadati gestiti.
3. Utilizzo dell'architettura delle informazioni (per etichettatura su larga scala): Per l'organizzazione a livello aziendale, l'architettura informativa di SharePoint svolge un ruolo significativo. Ciò comporta la pianificazione dei tuoi set di mandato (per metadati gestiti) strategicamente. Pensa attentamente alle esigenze della tua organizzazione e al modo in cui classificherai i documenti su più biblioteche e siti. Set di termini ben pianificati migliorano la ricerca e la coerenza.
4. Utilizzando app di terze parti: Numerose app di terze parti migliorano le funzionalità di etichettatura di SharePoint, spesso aggiungendo funzionalità come etichettatura automatica in base all'analisi del contenuto, alle interfacce utente migliorate o all'integrazione con altri sistemi.
Trovare e usare i tag:
Una volta applicati i tag, è possibile utilizzare la funzionalità di ricerca di SharePoint per trovare documenti in base a tali tag. La ricerca di un tag specifico restituirà tutti i documenti contrassegnati con quel termine.
Quale metodo è il migliore?
* Metadati gestiti: Generalmente raccomandato per la sua coerenza, controllo e migliore ricerca. È meglio per organizzazioni più grandi o progetti che necessitano di etichettature strutturate.
* Parole chiave: Adatto a scenari più semplici in cui è accettabile un tag meno strutturato. È rapido da implementare ma può portare a incoerenze nel tempo.
Prima di iniziare a taggare, è consigliabile pianificare la tua strategia di etichettatura, in particolare se si utilizza i metadati gestiti. La definizione di terminologia chiara e coerente garantisce che i documenti siano facilmente ricercabili e organizzati. Ricorda di consultare il tuo amministratore di SharePoint se si incontrano difficoltà o hai bisogno di aiuto per impostare colonne di metadati e set di termini.
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