1. Allegato (più comune e raccomandato)
* Come funziona: Allega il documento Word direttamente all'e -mail. Il destinatario scarica il file e lo apre nel loro elaboratore di testi (ad es. Microsoft Word, Google Documenti, LibreOffice).
* Pro:
* Preserva perfettamente la formattazione originale del documento.
* Il destinatario può salvare e modificare il documento.
* Funziona in modo affidabile attraverso diversi client di posta elettronica e sistemi operativi.
* Contro:
* Richiede che il destinatario abbia un programma di elaborazione testi compatibile.
* Aggiunge alla dimensione dell'email (importante per le limitazioni della larghezza di banda).
* Richiede al destinatario di scaricare il file, cosa che alcuni potrebbero esitare a fare per motivi di sicurezza (specialmente da mittenti sconosciuti).
* Come farlo (passaggi generali - le specifiche variano leggermente per il client di posta elettronica):
1. Componi una nuova e -mail: Apri il tuo client di posta elettronica e avvia un nuovo messaggio di posta elettronica.
2. Cerca l'icona "Attacco" o "Inserisci": Di solito è un'icona di paperclip o un pulsante etichettato "Allegato" "Allega file" o qualcosa di simile. Si trova in genere vicino all'argomento "a", "" e dei campi del corpo.
3. Sfoglia e seleziona il documento Word: Fai clic sull'icona "Allega" e si aprirà una finestra Explorer di file. Passa alla posizione in cui hai salvato il tuo documento Word (.doc, .docx) e selezionalo.
4. Il file sarà allegato: Il documento Word verrà aggiunto all'e -mail, solitamente indicato dal suo nome che appare sotto la riga dell'oggetto o in un'area di allegato designata.
5. Componi il tuo messaggio di posta elettronica: Scrivi il tuo messaggio di posta elettronica come al solito.
6. Invia l'e -mail: Fai clic sul pulsante "Invia".
Esempi di allegati in clienti e -mail comuni:
* Gmail: Fare clic sull'icona di paper Clip "Allega file" nella parte inferiore della finestra di comporre.
* Outlook (desktop): Fare clic sul pulsante "Allega file" nella scheda "Messaggio".
* Outlook (Web): Fare clic sull'icona di carta "Allega" sotto la finestra Compo.
* Yahoo Mail: Fare clic sull'icona di paper Clip "Allega file" nella parte inferiore della finestra di comporre.
2. Copia e incolla (più semplice per documenti brevi, perdita di formattazione)
* Come funziona: Apri il documento Word, seleziona tutto il testo, copialo negli appunti (Ctrl+C o CMD+C) e quindi incollalo nel corpo della tua e -mail (Ctrl+V o CMD+V).
* Pro:
* Molto semplice e veloce.
* Il destinatario non ha bisogno di scaricare nulla.
* Adatto a brevi documenti in cui la formattazione non è critica.
* Contro:
* Perdita significativa di formattazione: Tabelle, immagini, caratteri specifici, layout complessi e persino cose semplici come audace e corsivo potrebbero non essere preservati. Sarà un testo semplice o adotterà la formattazione predefinita del client di posta elettronica.
* Può essere difficile da gestire per documenti lunghi.
* L'aspetto può variare a seconda delle impostazioni del client di posta elettronica e dei caratteri del destinatario.
* Come farlo:
1. Apri il documento Word: Apri il documento in Microsoft Word o in un altro elaboratore di testi compatibile.
2. Seleziona tutto il testo: Premere Ctrl+A (Windows) o CMD+A (Mac) per selezionare tutto il testo nel documento.
3. Copia il testo: Premere Ctrl+C (Windows) o CMD+C (Mac) per copiare il testo selezionato negli appunti.
4. Componi una nuova e -mail: Apri il tuo client di posta elettronica e avvia un nuovo messaggio di posta elettronica.
5. Incolla il testo: Fai clic nel corpo del messaggio e -mail e premere Ctrl+V (Windows) o CMD+V (Mac) per incollare il testo.
6. Recensione e modifica: Rivedere attentamente il testo incollato per eventuali problemi di formattazione o errori. Potrebbe essere necessario regolare manualmente un po 'di formattazione.
7. Componi il tuo messaggio di posta elettronica: Aggiungi qualsiasi testo o informazioni aggiuntive alla tua e -mail.
8. Invia l'e -mail: Fai clic sul pulsante "Invia".
3. Inserire come immagine (per elementi visivi specifici, scarsa accessibilità)
* Come funziona: Converti il documento Word o una parte di esso in un'immagine (ad esempio, uno screenshot o esportando il documento come PDF e quindi utilizzando un convertitore PDF-a-immagine) e quindi inserire l'immagine nel corpo e-mail.
* Pro:
* Buono per preservare l'aspetto visivo esatto di una parte specifica del documento.
* Il destinatario non ha bisogno di parole per vedere le informazioni.
* Contro:
* Non modificabile: Il destinatario non può modificare il testo.
* Scarsa accessibilità: I lettori di screen per utenti non vedenti non possono estrarre facilmente il testo dalle immagini.
* La qualità dell'immagine può essere scarsa: Soprattutto se il documento originale ha molti dettagli o piccoli testo.
* Aumenta la dimensione della posta elettronica: Le immagini possono essere più grandi del testo.
* Non ricercabile: Il testo all'interno dell'immagine non è ricercabile.
* come farlo (generale):
1. Converti in immagine: Prendi uno screenshot della sezione pertinente del documento Word o converti il documento Word in un PDF e quindi converti il PDF in un'immagine (ad esempio, utilizzando il convertitore online da PDF-a-immagine).
2. Salva l'immagine: Salva il file di immagine (ad es., .Jpg, .png) sul tuo computer.
3. Componi una nuova e -mail: Apri il tuo client di posta elettronica e avvia un nuovo messaggio di posta elettronica.
4. Inserire l'immagine: Cerca un'icona o un'opzione di "INSERT IMMAGINE" nella barra degli strumenti del client di posta elettronica (spesso vicino alle opzioni di formattazione). Fai clic su di esso e quindi naviga per selezionare il file di immagine che hai salvato.
5. L'immagine verrà inserita: L'immagine verrà aggiunta al corpo dell'e -mail.
6. Componi il messaggio di posta elettronica: Aggiungi qualsiasi testo o informazioni aggiuntive alla tua e -mail.
7. Invia l'e -mail: Fai clic sul pulsante "Invia".
4. Converti in PDF e allegato (buon compromesso per documenti di sola lettura)
* Come funziona: Converti il documento Word in un file PDF (Formato del documento portatile) e quindi allegate il PDF all'e -mail.
* Pro:
* Preserva la formattazione accuratamente.
* I PDF sono ampiamente leggibili su diversi dispositivi e sistemi operativi (la maggior parte ha uno spettatore PDF integrato).
* Dimensione del file generalmente più piccola rispetto al documento Word originale.
* Contro:
* I destinatari non possono modificare facilmente il documento (a meno che non abbiano un editor PDF).
* Richiede al destinatario di avere uno spettatore PDF (anche se la maggior parte lo fa).
* Come farlo:
1. Apri il documento Word: Apri il documento in Microsoft Word.
2. Salva come pdf: Vai su "File"> "Salva come" (o "File"> "Export"> "Crea documento PDF/XPS"). Scegli "PDF" come tipo di file.
3. Salva il file PDF: Seleziona una posizione per salvare il file PDF e fare clic su "Salva" (o "Pubblica").
4. Componi una nuova e -mail: Apri il tuo client di posta elettronica e avvia un nuovo messaggio di posta elettronica.
5. Allega il file PDF: Fai clic sull'icona "Allega" (PaperClip) e naviga per selezionare il file PDF che hai appena salvato.
6. Componi il messaggio di posta elettronica: Scrivi il tuo messaggio di posta elettronica come al solito.
7. Invia l'e -mail: Fai clic sul pulsante "Invia".
Quale metodo dovresti usare?
* Se il destinatario deve modificare il documento e la formattazione è importante: Usa allegato (Metodo 1).
* Se devi solo condividere rapidamente il contenuto e la formattazione non è importante: Usa copia e incolla (Metodo 2). Ma preparati a potenziali problemi di formattazione.
* Se è necessario mostrare un elemento visivo molto specifico e l'accessibilità non è un problema: Usa inserisci come immagine (Metodo 3).
* Se è necessario condividere un documento di sola lettura con formattazione conservata e si desidera garantire la leggibilità su piattaforme diverse: Usa Converti in PDF e allega (Metodo 4).
Considerazioni importanti:
* Dimensione del file: I grandi allegati possono causare problemi di consegna o riempire la posta in arrivo del destinatario. Se il documento Word è molto grande, considera di comprimerlo in un file zip prima di allegarlo.
* Sicurezza: Fai attenzione all'apertura degli allegati da mittenti sconosciuti, in quanto potrebbero contenere virus o malware.
* Software del destinatario: Considera se il destinatario ha Microsoft Word o un altro elaboratore di testi compatibile. In caso contrario, il salvataggio come PDF è una buona alternativa.
* Accessibilità: Se la tua e -mail deve essere accessibile alle persone con disabilità, evita di utilizzare le immagini del testo e assicurati che i documenti allegati siano formattati correttamente per gli screen lettori.
In sintesi, Allegare il documento Word è generalmente l'opzione migliore A meno che tu non abbia un motivo specifico per utilizzare uno degli altri metodi. Gli allegati PDF sono anche una buona scelta per i documenti di sola lettura. Prendi sempre in considerazione le esigenze e le capacità tecniche del destinatario quando si sceglie come condividere un documento Word tramite e -mail.
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