i. Inserimento dei dati:
1. Preparazione:
* Comprendi i dati: Conoscere il formato richiesto, i tipi di campo (testo, numero, data, ecc.) E eventuali regole di convalida (ad esempio, restrizioni di lunghezza, caratteri consentiti). Consultare i dizionari dei dati o la documentazione se disponibile.
* Preparare l'input: Raccogli in anticipo tutti i dati necessari. Ciò impedisce errori e interruzioni durante l'ingresso. Usa unità e abbreviazioni coerenti.
* Controllare l'affidabilità dell'origine dati: Assicurati che i dati che stai inserendo siano accurati e da una fonte affidabile.
2. Input dei dati:
* Precisione: Controllare due volte ogni voce per accuratezza prima di passare alla successiva. Utilizzare le funzionalità di convalida dei dati all'interno del software per catturare errori (ad esempio, campi richiesti, controlli del tipo di dati).
* Coerenza: Mantenere una formattazione coerente durante il processo di immissione dei dati. Usa capitalizzazione standard, punteggiatura e abbreviazioni.
* Efficienza: Utilizzare scorciatoie da tastiera e funzionalità di automazione ove possibile semplificare il processo.
* Backup dei dati: Se si inserisce set di dati di grandi dimensioni, prendere in considerazione la creazione di backup regolari per prevenire la perdita di dati.
3. Verifica:
* Dati di revisione: Dopo aver inserito un batch di dati (un numero ragionevole determinato dal contesto e dalla complessità dei dati), rivedili per accuratezza e coerenza.
* Controlli spot: Eseguire i controlli spot casuali durante il processo di iscrizione per identificare e correggere gli errori in anticipo.
* Convalida dei dati: Utilizzare le regole di convalida integrate all'interno del software per catturare incoerenze e dati non validi. Prendi in considerazione ulteriori metodi di convalida, se necessario.
ii. Salvataggio dei dati:
1. Convenzioni di denominazione:
* Coerente e descrittivo: Utilizzare una convenzione di denominazione chiara e coerente per i file. Includi informazioni pertinenti come data, nome del progetto e tipo di dati (ad esempio, "Projectx_Salesdata_2024-10-27.csv").
* Evita caratteri speciali: Utilizzare solo caratteri alfanumerici e sottolinei nei nomi dei file per evitare problemi di compatibilità.
2. Archiviazione di file:
* Posizioni designate: Salvare i file su unità o cartelle di rete designate, seguendo le linee guida organizzative.
* Controllo versione: Utilizzare i sistemi di controllo della versione (come GIT) o un sistema di backup numerati (ad esempio, "file_v1.csv", "file_v2.csv") per tracciare le modifiche e impedire la sovrascrittura di dati importanti.
* Tipo di file: Utilizzare formati di file appropriati compatibili con il software previsto e minimizzare la dimensione del file ove possibile (CSV, Excel, database, ecc.)
3. Backup:
* Backup regolari: Implementare un programma di backup regolare per prevenire la perdita di dati a causa di guasti hardware, errori del software o eliminazioni accidentali.
* Posizioni di backup multiple: Conservare i backup in più posizioni (ad es. Dript rigido locale, unità esterna, archiviazione cloud) per proteggere ulteriormente i dati.
4. Metadati:
* Documentazione: Documentare informazioni importanti sui dati, come la sua fonte, la data di creazione e tutte le note pertinenti. Questo è fondamentale per l'uso e l'analisi futuri.
Queste migliori pratiche dovrebbero essere formalizzate in un SOP scritto specifico per ciascuna applicazione e tipo di dati. Il SOP dovrebbe essere accessibile a tutto il personale coinvolto nell'immissione e nel salvataggio dei dati. La formazione regolare sul SOP è anche fondamentale per garantire un'adesione costante.
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