1. Definire la struttura di rottura dell'ambito e del lavoro (WBS):
* Definisci chiaramente gli obiettivi, i risultati e i confini del progetto. Cosa stai cercando di ottenere? Cosa verrà considerato "fatto"?
* Crea un WBS: Abbattere il progetto in compiti più piccoli e gestibili. Questo è cruciale per una stima accurata dei costi. Ogni attività nel WBS dovrebbe avere una definizione chiara e un output previsto.
2. Identificare e stimare i costi delle risorse:
Per * ogni attività * nel tuo WBS, identifica le risorse richieste e i costi associati:
* Costi del lavoro:
* Ruoli: Identificare i ruoli specifici necessari (ad es. Project Manager, sviluppatore, progettista, tester).
* Tariffe orarie/salariali: Determina il costo all'ora o lo stipendio per ogni ruolo. Includi benefici, tasse e costi generali.
* Ore stimate: Stimare il numero di ore che ogni ruolo spenderà per ogni attività. Questa è spesso la parte più difficile e dove l'esperienza e il giudizio di esperti sono cruciali.
* Formula: (Tariffa oraria o salario equivalente) x (ore stimate) =costo del lavoro per attività per ruolo
* Costi materiali:
* Identifica i materiali: Quali materiali fisici o digitali sono richiesti? (Ad esempio, hardware, licenze software, archiviazione cloud, materie prime, forniture).
* Quantità: Di quanto materiale avrai bisogno?
* Costi unitari: Qual è il costo per unità per ciascun materiale?
* Formula: (Quantità) x (costo unitario) =costo del materiale
* Costi dell'attrezzatura:
* Identifica l'equipaggiamento: Quale attrezzatura è necessaria? (ad esempio, strumenti specializzati, licenze software, server).
* Noleggio/Acquisto: Affittinerai, affitterai o acquisterà l'attrezzatura?
* Commissioni di noleggio/Prezzo di acquisto: Quali sono i costi associati?
* Costi di manutenzione: Fai conto di eventuali costi di manutenzione o riparazione in corso.
* Costi software:
* Licenze software: Determinare il costo per le licenze software e le commissioni di abbonamento ricorrenti.
* Costi di viaggio:
* Posizione: Dove sarà richiesto il viaggio?
* Trasporto: Stimare i costi per il biglietto aereo, i biglietti del treno, il rimborso del chilometraggio, i noleggi di auto.
* alloggio: Stimare i costi dell'hotel.
* per diem: Tenere conto delle spese giornaliere (pasti, casi).
* Costi di formazione:
* Bisogni di allenamento: I membri del team richiederanno una formazione per completare il progetto?
* Corsi di formazione: Quali sono i costi per corsi, materiali e istruttori?
* Costi di consulente/appaltatore:
* Tariffe orarie/giornaliere: Quali sono le tariffe per consulenti o appaltatori?
* Ore/giorni stimati: Quante ore o giorni saranno necessari?
* Costi generali:
* Rent/Utilities: Assegnare una parte dell'affitto e dei servizi pubblici della tua azienda al progetto.
* Costi amministrativi: Includi i costi per il supporto amministrativo, la contabilità e i servizi legali.
* Assicurazione: Considera qualsiasi costo assicurativo pertinenti.
* In genere applicato come percentuale di costi diretti (manodopera, materiali, ecc.)
* Costi di emergenza:
* Problemi imprevisti: Mettere da parte un fondo di emergenza per coprire problemi o ritardi imprevisti. Un intervallo comune è il 5-15% del costo totale del progetto, a seconda della complessità e del rischio del progetto.
3. Tecniche di stima dei costi:
* Stima analoga (top-down): Utilizzare il costo effettivo di un progetto passato simile come base per stimare il costo del progetto attuale. Questo è un metodo rapido ma meno accurato se i progetti non sono veramente comparabili.
* Stima parametrica: Utilizzare le relazioni statistiche tra dati storici e parametri del progetto (ad es. Costo per riga di codice, costo per piede quadrato) per stimare i costi.
* Stima dal basso verso l'alto: Stimare il costo di ciascuna attività nel WBS e quindi riassumere per ottenere il costo totale del progetto. Questo è il metodo più accurato ma anche che richiede molto tempo.
* Stima a tre punti: Utilizzare stime ottimistiche, pessimistiche e molto probabilmente per ciascuna attività. Una formula comune è:
* pert (tecnica di valutazione e revisione del programma): (Ottimista + 4 * molto probabilmente + pessimista) / 6
* Questo dà una media ponderata, factoring nell'incertezza.
4. Strumenti e software:
* fogli di calcolo (Excel, fogli di Google): Utile per il monitoraggio e i calcoli dei costi di base.
* Software di gestione del progetto (Microsoft Project, Asana, Jira, SmartSheet): Fornire funzionalità per la creazione di WB, assegnare risorse, monitorare i progressi e gestire i costi.
* Software di stima dei costi: Software specializzato progettato per una stima dei costi dettagliati.
5. Sommando tutto:
1. Calcola il costo per ciascuna attività.
2. Summare i costi di tutte le attività per ottenere il costo del progetto diretto.
3. Aggiungi i costi generali in percentuale dei costi diretti (se applicabile).
4. Aggiungi il fondo di contingenza.
5. Il risultato è il costo totale del progetto stimato.
Esempio (semplificato):
Diciamo che stai sviluppando una piccola app mobile:
* Attività (WBS): Requisiti di raccolta, progettazione, sviluppo, test, distribuzione
* Labour: Sviluppatore ($ 50/HR), Designer ($ 40/HR), Tester ($ 30/HR), Project Manager ($ 60/HR)
* Materiale: Licenze software ($ 500), hosting cloud ($ 100/mese per 3 mesi)
* Stime (semplificato):
* Sviluppo:100 ore di tempo per gli sviluppatori =$ 5.000
* Design:50 ore di tempo di design =$ 2.000
* Test:40 ore di tempo del tester =$ 1,200
* Gestione del progetto:20 ore di tempo di PM =$ 1,200
* Costi diretti totali: $ 5.000 + $ 2.000 + $ 1.200 + $ 1,200 + $ 500 + (3 * $ 100) =$ 10,200
* Contingenza (10%): $ 1,020
* Costo totale del progetto stimato: $ 10.200 + $ 1,020 = $ 11.220
Considerazioni chiave per l'accuratezza:
* Dati storici: Usa i dati di progetti passati per migliorare le tue stime.
* Giudizio esperto: Coinvolgere i membri del team esperti e gli esperti in materia nel processo di stima.
* Assunzioni: Documentare tutti i presupposti fatti durante il processo di stima. Se le ipotesi si dimostrano sbagliate, il costo sarà interessato.
* Valutazione del rischio: Identificare potenziali rischi e il loro impatto sui costi del progetto.
* Recensione regolare e aggiornamenti: Rivedi e aggiorna le stime dei costi man mano che il progetto avanza e ulteriori informazioni diventano disponibili. Le stime dei costi non sono un'attività "una e fatta".
* Creep dell'ambito: Gestisci attentamente l'ambito del progetto per evitare costi imprevisti. Le richieste di modifica devono essere attentamente valutate per il loro impatto sui costi.
Seguendo questi passaggi e considerando questi fattori, è possibile sviluppare una stima più accurata e affidabile del costo previsto per l'implementazione del tuo nuovo piano di progetto. Ricorda che la stima dei costi è un processo iterativo e richiede monitoraggio e aggiustamenti in corso.
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