Ecco una ripartizione di ciò che potresti includere in un charter di posta elettronica in uscita, classificato per chiarezza:
1. Politica di utilizzo accettabile (AUP):
* Scopo dell'utilizzo e -mail: Definire chiaramente ciò per cui il server di posta elettronica * dovrebbe * essere utilizzato. Esempi:
* "Questo server è destinato solo alle comunicazioni aziendali ufficiali."
* "Questo server è per comunicazioni interne e interazioni esterne autorizzate relative al [nome di società/organizzazione]."
* Contenuto proibito: Dichiarare esplicitamente quali tipi di e -mail sono * non * consentite. Questo è cruciale. Esempi:
* "L'invio di e -mail commerciali non richiesti (SPAM) è severamente vietata."
* "È vietato l'invio o la trasmissione di contenuti discriminatori, molestati, diffamatori o altrimenti offensivi."
* "È vietato l'invio o la trasmissione di contenuti illegali o illegali."
* "È vietato l'invio o la trasmissione di contenuti che violano il copyright, il marchio o altri diritti di proprietà intellettuale."
* "È vietato l'invio di e -mail o e -mail progettate per ingannare i destinatari."
* Uso personale: Definire se è consentito l'uso personale e, in tal caso, quali sono i limiti. Esempio:"È consentito un uso personale limitato, a condizione che non interferisca con le operazioni aziendali e rispetti tutti gli altri aspetti di questa carta."
* Attività politiche o religiose: Specificare se l'e -mail può essere utilizzata per questi scopi e eventuali restrizioni.
* Email in blocco/marketing: Dichiarare la politica sull'invio di e -mail in blocco. Spesso, un servizio separato e dedicato dovrebbe essere utilizzato per le campagne di marketing. Esempio:"È generalmente vietato l'invio di e -mail in blocco o materiali di marketing tramite questo server. I dipartimenti che richiedono questa capacità devono contattare [Dipartimento IT/Contatto designato] per esplorare soluzioni alternative."
2. Politiche di sicurezza:
* Sicurezza della password: Enfatizzare l'importanza di password forti e modifiche a password regolari.
* Sicurezza dell'account: Descrivi le responsabilità per la sicurezza dell'account. Esempi:
* "Gli utenti sono responsabili del mantenimento della riservatezza delle loro credenziali di accesso."
* "Segnala eventuali violazioni della sicurezza sospetta o un accesso non autorizzato immediatamente a [Dipartimento IT/Contatto designato]."
* anti-virus e anti-malware: Mandisci l'uso di software antivirus aggiornato.
* Sicurezza dei dati: Descrivi qualsiasi politiche relative alla crittografia di dati sensibili nelle e -mail.
* Consapevolezza di phishing: Ricorda agli utenti di essere vigili su e -mail di phishing e collegamenti sospetti.
* Prevenzione dello spoofing: Descrivi le procedure per prevenire lo spoofing e -mail (ad es. SPF, DKIM, Dmarc). Questo è spesso più tecnico e gestito dal dipartimento IT, ma gli utenti dovrebbero essere consapevoli dell'importanza di autenticazione delle e -mail.
* Autenticazione a due fattori (2FA): Se attuato, questo dovrebbe essere obbligatorio.
3. E -etichetta e -mail e best practice:
* Linee soggette: Incoraggiare linee di soggetti informative e concise.
* Indirizzi di risposta: Assicurarsi che l'indirizzo "Rispondi a" sia corretto e monitorato.
* Firme: Richiedi l'uso di firme e -mail professionali. Fornire un modello se necessario.
* Riserve: Ricorda agli utenti di prestare attenzione quando si inviano informazioni riservate via e -mail.
* Lunghezza della catena e -mail: Incoraggia gli utenti a mantenere concise le catene di posta elettronica e rimuovere contenuti inutili durante la risposta.
* Limiti di dimensioni di allegato: Specificare eventuali limiti sulla dimensione degli allegati e -mail.
* Messaggi fuori dal retro: Fornire linee guida per l'impostazione di messaggi fuori ufficio appropriati.
* Filtro spam: Spiega le politiche di filtraggio dello spam del server e come gestire falsi positivi.
4. Conformità e considerazioni legali:
* Leggi sulla privacy dei dati: Fare riferimento a leggi pertinenti sulla privacy dei dati (ad es. GDPR, CCPA) e sottolinea l'importanza di rispettare queste leggi durante l'invio di e -mail.
* Politiche di conservazione dei record: Descrivi qualsiasi politica in merito alla conservazione delle e -mail.
* Monitoraggio e audit: Dichiarare che l'utilizzo della posta elettronica può essere monitorato e controllato per la conformità alla Carta. Sii trasparente su questo. Esempio:"Il dipartimento IT si riserva il diritto di monitorare l'attività e -mail a fini di sicurezza e conformità."
* Disclaimer legale: Prendi in considerazione l'inclusione di una dichiarazione di non responsabilità legale alla fine della carta.
* Conseguenze delle violazioni: Dichiarare chiaramente le conseguenze della violazione della carta, che può includere la sospensione del conto, l'azione disciplinare o le sanzioni legali.
5. Amministrazione e aggiornamenti:
* amministratore charter: Designare una persona o un dipartimento responsabile del mantenimento e dell'aggiornamento della carta.
* Storia di revisione: Includi una sezione per tenere traccia delle modifiche alla carta.
* Informazioni di contatto: Fornire informazioni di contatto per domande o preoccupazioni sulla carta.
* Accordo e accettazione: Considera di richiedere agli utenti di riconoscere e accettare i termini del charter prima di utilizzare il server di posta elettronica.
Esempio di frammenti:
* Esempio di riga dell'oggetto: "Le righe degli argomenti dovrebbero riflettere accuratamente il contenuto dell'e -mail. Evita vaghe linee soggette come" importanti "o" fyi "."
* Esempio di dimensioni di allegato: "Gli allegati devono essere mantenuti a una dimensione minima. I file di grandi dimensioni devono essere condivisi tramite [servizio di condivisione di file] invece di allegarli alle e -mail."
* Esempio di sicurezza password: "Le password devono essere lunghe almeno 12 caratteri e includere un mix di lettere, numeri e simboli maiuscole e minuscole. Le password devono essere modificate almeno ogni 90 giorni."
Considerazioni importanti:
* pubblico: Stupra la carta del pubblico specifico utilizzando il server di posta elettronica (ad esempio dipendenti, studenti, membri).
* Legalità: Consultare il consulente legale per garantire che la Carta sia legalmente solida e conforme alle leggi applicabili.
* Clarity: Usa un linguaggio chiaro e conciso per evitare l'ambiguità.
* Accessibilità: Rendi la Carta facilmente accessibile a tutti gli utenti.
* Applicazione: Implementare meccanismi per far rispettare la carta e affrontare le violazioni.
* Allenamento: Fornire formazione agli utenti sulla Carta e sui suoi requisiti.
* Recensione regolare: Rivedere e aggiornare regolarmente la Carta per riflettere i cambiamenti tecnologici, regolamenti e politiche organizzative.
In sintesi:
Il tuo charter di posta elettronica in uscita dovrebbe essere un documento completo che stabilisce chiare aspettative per l'utilizzo della posta elettronica, promuove la sicurezza e garantisce la conformità agli standard legali ed etici. È uno strumento fondamentale per gestire le comunicazioni e -mail della tua organizzazione e proteggere la sua reputazione. Ricorda di adattare questo modello alle tue esigenze specifiche e di consulta il consulente legale per assicurarti che sia appropriato per la propria organizzazione.
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