Principi fondamentali di un'e -mail informativa:
* Drivato a scopo: Sapere perché stai scrivendo. Quali informazioni hai bisogno per trasmettere?
* mirato: Considera il tuo pubblico. Cosa sanno già? Quali sono i loro bisogni e aspettative?
* Clear e conciso: Arrivare al punto. Evita un gergo o un linguaggio eccessivamente complesso.
* organizzato: Presentare informazioni logicamente utilizzando intestazioni, punti elenco, elenchi numerati o brevi paragrafi.
* Accurato: Assicurati che le tue informazioni siano corrette e aggiornate. Citare fonti quando appropriato.
* Professionista: Mantieni un tono professionale e usa la grammatica e l'ortografia adeguate.
* fruibile (se appropriato): Se vuoi che il lettore * faccia * qualcosa, chiarisci cosa hai bisogno che facciano e da quando.
Struttura generale di un'e -mail informativa:
1. Riga dell'oggetto: Chiaro e descrittivo. Pensa a parole chiave che aiuteranno il destinatario a comprendere rapidamente il contenuto dell'email.
2. Saluto: Usa un saluto appropriato (ad es. "Caro [nome]," o "ciao [nome],").
3. Introduzione: Dichiarare immediatamente lo scopo dell'e -mail.
4. Body: Fornire le informazioni in modo chiaro e organizzato.
5. Conclusione: Riassumi i punti chiave, offri ulteriore assistenza o indica l'azione desiderata.
6. Chiusura: Usa una chiusura professionale (ad es. "Sinceramente", "saluti", saluti ").
7. Firma: Includi il tuo nome e le informazioni di contatto.
Scenari di esempio ed e -mail:
1. Informare i dipendenti su una nuova politica aziendale
* Oggetto: Nuova politica:linee guida sul lavoro remoto
* Body:
Cari dipendenti,
Questa e -mail delinea la nuova politica aziendale in merito al lavoro remoto, efficace [Data].
Punti della politica chiave:
* Ammissibilità: Tutti i dipendenti che sono stati con l'azienda per almeno sei mesi e hanno dimostrato prestazioni soddisfacenti sono idonei a richiedere un lavoro remoto.
* Processo di applicazione: Per richiedere, compila il modulo di domanda di lavoro remoto (allegato) e inviarlo al tuo manager per la revisione.
* Equipaggiamento: La società fornirà un laptop e monitorerà per lavori remoti. I dipendenti sono responsabili di fornire una propria connessione Internet affidabile.
* Sicurezza: I dipendenti che lavorano a distanza devono aderire a tutte le politiche di sicurezza dell'azienda.
* Ore: I dipendenti remoti dovrebbero mantenere orari di lavoro regolari ed essere disponibili per le riunioni.
Una versione dettagliata della politica è disponibile sull'azienda Intranet:[collegamento alla politica]
Si prega di rivedere attentamente la politica. In caso di domande, si prega di contattare Human Resources all'indirizzo [indirizzo e -mail HR] o [numero di telefono HR].
Sinceramente,
[Il tuo nome]
[Il tuo titolo]
Spiegazione:
* Oggetto: Afferma chiaramente l'argomento.
* Introduzione: Informa immediatamente i dipendenti sulla nuova politica.
* Body: Utilizza punti elenco per evidenziare i punti chiave, rendendo facile la lettura e la comprensione.
* Link: Fornisce l'accesso al documento di politica completa.
* Informazioni di contatto: Dà ai dipendenti un modo per porre domande.
* Acrabile (implicito): I dipendenti dovrebbero rivedere la politica.
2. Informare un cliente su un aggiornamento dell'ordine
* Oggetto: Aggiornamento dell'ordine:il tuo ordine #[Numero ordine]
* Body:
Caro [nome del cliente],
Questa e -mail deve informarti di un aggiornamento al tuo ordine recente (#[numero d'ordine]).
Il tuo ordine è stato spedito e dovrebbe arrivare entro 3-5 giorni lavorativi.
Informazioni di tracciamento:
* Numero di tracciamento: [Numero di identificazione]
* Carrier di spedizione: [Nome del vettore di spedizione]
* Traccia il tuo ordine: [Link alla pagina di tracciamento]
Puoi anche visualizzare i dettagli dell'ordine e monitorare i suoi progressi sul nostro sito Web:[Link to Order Page]
In caso di domande o dubbi, non esitare a contattarci all'indirizzo [Indirizzo e -mail del servizio clienti] o [numero di telefono del servizio clienti].
Grazie per il tuo ordine!
Distinti saluti,
[Il tuo nome]
[La tua azienda]
Spiegazione:
* Oggetto: Include il numero dell'ordine per una facile identificazione.
* Introduzione: Afferma chiaramente lo scopo dell'e -mail (aggiornamento dell'ordine).
* Body: Fornisce informazioni chiave:stato della spedizione, dettagli di tracciamento e collegamenti per tenere traccia dell'ordine.
* Informazioni di contatto: Offre assistenza clienti.
* Tone positivo: Include un "grazie" per rafforzare l'apprezzamento dei clienti.
3. Informare i membri del team su un traguardo del progetto
* Oggetto: Progetto [Nome del progetto]:Milestone raggiunto - Completamento di fase 1
* Body:
Ciao squadra,
Ottima notizia! Sto scrivendo per farti sapere che abbiamo completato con successo la fase 1 del progetto [Nome del progetto].
Questa pietra miliare includeva [elencare brevemente i risultati chiave della fase 1, ad esempio raccolta dei requisiti, completamento del design, prototipo iniziale].
Voglio ringraziare tutti per il loro duro lavoro e la dedizione nel raggiungere questo importante traguardo. I tuoi contributi sono stati preziosi.
Passi successivi:
* Ci passeremo alla fase 2, concentrandoci su [descrivere brevemente la fase successiva].
* La nostra prossima riunione del team per discutere la pianificazione della fase 2 è programmata per [data] in [ora] in [location/link di riunione virtuale].
* Si prega di rivedere la sequenza temporale del progetto aggiornata su [link allo strumento di gestione del progetto].
Congratulazioni ancora per questo risultato!
Saluti,
[Il tuo nome]
[Il tuo titolo]
Spiegazione:
* Oggetto: Chiaro e informativo sul traguardo della pietra miliare.
* Introduzione: Fornisce la buona notizia in anticipo.
* Body: Riconosce lo sforzo di squadra e descrive brevemente la fase completata.
* Passi successivi: Fornisce una direzione chiara per la squadra che va avanti.
* Attuabile: Induce i membri del team a rivedere la sequenza temporale del progetto e partecipare alla prossima riunione.
4. Informare un cliente sull'ordine del giorno delle riunioni
* Oggetto: Agenda per il nostro incontro su [data]
* Body:
Caro [nome del cliente],
Questa e -mail delinea l'agenda per la nostra riunione su [data] in [ora].
agenda
1. Revisione degli articoli di azione precedente (10 minuti)
2. Discussione di [Argomento 1] (20 minuti)
3. Aggiornamento di avanzamento su [Argomento 2] (20 minuti)
4. Passi successivi e articoli di azione (10 minuti)
Per favore fatemi sapere se hai domande o desideri aggiungere qualsiasi elemento all'ordine del giorno.
Attendo con ansia il nostro incontro.
Sinceramente,
[Il tuo nome]
[Il tuo titolo]
Spiegazione:
* Oggetto: Semplice e include la data della riunione.
* Body: Utilizza elenchi numerati per presentare chiaramente i punti dell'agenda.
* Durata: Include il tempo previsto per ogni articolo.
* Offri feedback: Dà al cliente la possibilità di richiedere modifiche.
Considerazioni chiave per e -mail informative efficaci:
* Conoscenza del pubblico: Stupla il livello di dettaglio per la comprensione esistente del tuo pubblico. Non spiegare in modo eccessivo le basi, ma non assumere nemmeno troppe conoscenze precedenti.
* Appeal visivo: Usa formattazione (intestazioni, punti elenco, spaziatura) per rompere grandi blocchi di testo e semplificare la scansione dell'e -mail.
* Allegati: Se includi allegati, menzionali nell'e -mail e indica chiaramente ciò che contengono.
* Risoluzione: Risolvi sempre attentamente per la grammatica, l'ortografia e gli errori di punteggiatura prima di inviare.
* Link di test: Se includi collegamenti, ricontrollare che funzionano correttamente.
* Mobile-friendly: Considera che molte persone leggano la tua email sui loro dispositivi mobili. Mantieni i paragrafi brevi e usa una dimensione del carattere chiara e leggibile.
Seguendo questi principi e adattando gli esempi alla tua situazione specifica, è possibile scrivere e -mail informative chiare, concise ed efficaci. Ricorda di tenere sempre a mente il tuo pubblico e il tuo scopo.
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