Il personal computer ha cambiato per sempre il modo in cui le persone fanno affari: per ogni attività aziendale importante, esiste una soluzione software da abbinare. Se stai ancora eseguendo la contabilità della tua attività a mano, considera le grandi differenze tra questo e l'utilizzo di software di contabilità dedicato. Ci sono grandi vantaggi nel passare al digitale, ma questi benefici comportano alcuni rischi. Tutto dipende da ciò che funziona meglio per te e la tua attività.
Precisione e coerenza
Il software di contabilità utilizza calcoli automatici per garantire che la tua matematica sia sempre corretta. Inoltre, la contabilità informatizzata crea coerenza nel reporting attraverso formati di file standardizzati e flussi di lavoro consolidati. Il software di contabilità è intelligente quanto l'utente, tuttavia, e il passaggio alla contabilità digitale non garantisce necessariamente l'eliminazione degli errori. Tuttavia, la contabilità informatizzata, se eseguita correttamente, è più accurata della contabilità manuale.
Velocità di accesso
Una volta implementata una soluzione computerizzata per la tua attività, il tempo impiegato a lavorare sulle attività di contabilità dovrebbe diminuire notevolmente. Inserire i dati tramite tastiera e lasciare che il computer faccia il lavoro è più veloce che scrivere le cose e capire la matematica con una calcolatrice, e il software di contabilità viene fornito con una varietà di modelli integrati progettati per semplificare il processo. Inoltre, i dati inseriti tramite contabilità computerizzata sono immediatamente accessibili, il che significa che avrai sempre a disposizione i numeri più recenti. Il rovescio della medaglia è che ci vorrà del tempo per adattarsi all'utilizzo del nuovo software, il che mitiga il tempo iniziale risparmiato.
Sicurezza e protezione
Mentre puoi proteggere con password i tuoi dati contabili e archiviarli nel tuo computer di lavoro, la contabilità manuale è meno sicura in quanto i documenti scritti si accumulano nel tempo e richiedono soluzioni di archiviazione sempre più grandi. Inoltre, è possibile eseguire facilmente il backup dei dati di contabilità digitale su un'unità esterna, mentre è necessario copiare manualmente i dati di contabilità manuale. Perdere i dati della contabilità digitale è meno drammatico della perdita dei documenti originali, in quanto è possibile ripristinare i backup con il minimo sforzo. Tuttavia, l'hardware del computer è più fragile rispetto ai documenti reali, quindi è necessario adottare misure per proteggere i dati in caso di problemi hardware.
Facilità di distribuzione
Nella contabilità manuale, si creano e distribuiscono fatture , fatture e altri documenti a mano. Con la contabilità digitale, puoi creare lo stesso set di documenti in molto meno tempo e stampare tutte le copie di cui hai bisogno. È quindi possibile inviare documenti digitali via e-mail, consentendo di limitare la quantità di supporti fisici effettivamente utilizzati dall'azienda. Con il software di contabilità computerizzata, è facile stampare, copiare e inviare tutti i documenti necessari alla tua azienda. Tuttavia, ciò semplifica l'intercettazione dei dati da parte di una persona malvagia.
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