* Politica di gestione dei record dell'organizzazione: Questa è la fonte primaria. La maggior parte delle organizzazioni, in particolare quelle più grandi, ha una politica formale che delinea come creare, gestire, utilizzare, archiviare e smaltire i record, compresi i record relativi al programma. Questa politica probabilmente specificherà gli orari di conservazione, i protocolli di sicurezza e i metodi di smaltimento.
* Linee guida o procedure specifiche del programma: Alcuni programmi hanno le proprie linee guida specifiche o le procedure operative standard (SOP) che determinano il modo in cui i record devono essere gestiti. Questi potrebbero essere inclusi nel manuale del programma, nei materiali di formazione o nei wiki interni.
* Leggi e regolamenti pertinenti: Le normative governative, gli standard del settore e i requisiti legali spesso impongono pratiche di conservazione dei registri. Ad esempio, i programmi sanitari sono soggetti alle normative HIPAA e i programmi finanziari devono essere conformi alle relative regole di rendicontazione finanziaria e revisione contabile. Questi regolamenti specificano i periodi di conservazione e le misure di sicurezza dei dati.
* Records Management System (RMS): Le organizzazioni che utilizzano un sistema di gestione dei record formali avranno spesso istruzioni e procedure integrate nel sistema stesso, guidando gli utenti su come creare, classificare e gestire i record all'interno del sistema.
* Consulente legale: In caso di dubbi o questioni complesse relative ai registri del programma, è consigliabile consultare il consulente legale per garantire il rispetto di tutte le leggi e i regolamenti applicabili.
In breve, non esiste una singola posizione "una dimensione di tutti". È necessario esaminare la struttura organizzativa e comprendere il programma specifico e il suo contesto legale e normativo per trovare le istruzioni appropriate.
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