* Documenti correlati a raggruppamento: I set di documenti hanno permesso di impacchettare più documenti (e potenzialmente altri elementi come immagini o fogli di calcolo) insieme come singola unità logica. Ciò è stato particolarmente utile per progetti, contratti o altri flussi di lavoro complessi in cui diversi file appartenevano e dovevano essere gestiti come set. Una libreria di documenti, al contrario, tratta ogni file individualmente.
* metadati e versioni al livello set: È possibile applicare i metadati e gestire le versioni a livello * Document Set *, non solo il livello di documento individuale. Ciò fornisce una visione più olistica del ciclo di vita del progetto o del contratto. Le modifiche all'intero set potrebbero essere monitorate, il che è difficile da gestire in modo completo all'interno di una libreria di documenti standard.
* Gestione migliorata del flusso di lavoro: I set di documenti potrebbero integrarsi meglio con i flussi di lavoro di SharePoint. È possibile progettare flussi di lavoro che hanno agito sull'intero set di documenti (ad esempio, processo di approvazione per tutti i documenti all'interno di un pacchetto di contratti) invece di dover creare flussi di lavoro separati per ogni singolo documento.
* Organizzazione e navigazione dei contenuti: Per progetti complessi con molti documenti, i set di documenti hanno fornito un modo per organizzare e navigare in modo più efficace dei contenuti rispetto alle strutture di libreria di documenti pianeggianti. Hanno aiutato gli utenti a trovare ciò di cui avevano bisogno più facilmente.
Tuttavia, i set di documenti avevano anche svantaggi:
* Complessità: L'impostazione e la gestione dei set di documenti potrebbero essere più complessi rispetto all'utilizzo di librerie di documenti standard, in particolare per gli utenti che non hanno familiarità con le funzionalità avanzate di SharePoint.
* Performance: In grandi distribuzioni con molti set di documenti, le prestazioni potrebbero essere un problema.
* Funzionalità limitata rispetto alle librerie: Le librerie di documenti offrivano più funzionalità integrate e flessibilità in alcune aree.
In sostanza, la scelta tra una libreria di documenti e un documento ambientato in SharePoint 2010 dipendeva dalle esigenze specifiche del progetto o del flusso di lavoro. Se è necessario gestire gruppi di documenti correlati con complessi requisiti di versioning e flusso di lavoro, i set di documenti erano utili. Se avevi bisogno di una soluzione più semplice per la gestione dei singoli file, una libreria di documenti era generalmente sufficiente. Molti utenti hanno scoperto che una combinazione di entrambi era l'approccio più efficace.
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