1. Copia e incolla di base (migliore per il contenuto di testo, metodo più semplice):
* in Gmail: Apri l'e -mail che desideri copiare.
* Seleziona: Seleziona il testo che si desidera copiare facendo clic e trascinando il mouse. È possibile selezionare l'intera e -mail premendo `ctrl+a` (Windows) o` comando+a` (mac).
* Copia: Premere `Ctrl+C` (Windows) o` Command+C` (Mac) per copiare il testo selezionato.
* In Word: Apri il tuo documento Word e posiziona il cursore dove vuoi incollare l'e -mail.
* Incolla: Premere `ctrl+v` (Windows) o` comando+v` (mac) per incollare il testo copiato.
Risultato: Questo metodo di solito preserva il contenuto di testo ma spesso perde gran parte della formattazione e -mail originale. I collegamenti ipertestuali sono generalmente conservati, ma i colori, i caratteri e la spaziatura potrebbero cambiare per abbinare gli stili predefiniti di Word.
2. Incolla speciale (per il controllo della formattazione):
* Seguire i passaggi 1-3 come descritto sopra.
* In Word: Apri il tuo documento Word e posiziona il cursore dove vuoi incollare l'e -mail.
* Incolla speciale:
* Windows: Fai clic sulla freccia a discesa "Incolla" nella scheda "Home" nella barra multifunzione e seleziona "Incolla speciale ...".
* Mac: Vai a "Edit"> "incolla speciale ..."
* Scegli un formato: Nella finestra di dialogo "Incolla speciale", vedrai diverse opzioni. Scegli quello che si adatta meglio alle tue esigenze:
* "testo non formattato" o "testo semplice": Questo incolla solo il contenuto di testo, rimuovendo tutta la formattazione. Buono per ottenere una versione pulita e senza stile dell'e-mail.
* "Rich Text Formato (RTF)": Questo spesso conserva più della formattazione originale (come audace, corsivo e alcuni stili di carattere) rispetto a una pasta di testo semplice, ma può comunque differire dall'originale.
* "formato html": Questo spesso fornisce la riproduzione più vicina della formattazione e -mail originale, comprese le immagini (se sono in linea e non allegate). Tuttavia, potrebbe essere necessario effettuare alcune piccole modifiche al layout in Word.
* "immagine (migliorato metafile)" o "immagine (bitmap)": Questo incolla il contenuto e -mail come immagine statica. Questo preserva perfettamente l'aspetto visivo ma rende il testo ingiustificabile.
* Fare clic su OK: Incolla il contenuto.
3. Stampa su PDF quindi inserisci PDF (per preservare esattamente il layout visivo):
* in Gmail: Apri l'e -mail.
* Stampa: Fai clic sull'icona "Stampa tutto" (di solito un'icona della stampante) nell'angolo in alto a destra dell'e -mail. In alternativa, utilizzare `ctrl+p` (Windows) o` comando+p` (mac).
* Scegli "Salva come PDF" come stampante: Invece di selezionare una stampante fisica, scegli "Microsoft Stamp su PDF" (Windows) o "Salva come PDF" (Mac) o una stampante virtuale PDF simile. Se non ne vedi uno, potrebbe essere necessario installare un driver della stampante PDF gratuito come CutePDF Writer o PDFCreator.
* Salva il pdf: Salva il file PDF in una posizione sul tuo computer.
* In Word: Apri il tuo documento Word.
* Inserisci oggetto: Vai alla scheda "Inserisci" e fai clic su "oggetto" nel gruppo "Testo" (spesso nascosto dietro un'icona "Testo" nelle versioni più recenti di Word).
* Crea dal file: Nella finestra di dialogo "Oggetto", selezionare la scheda "Crea dal file".
* Sfoglia: Fai clic su "Sfoglia" e individua il file PDF salvato.
* Opzionale:"Visualizza come icona": Se si controlla "Visualizza come icona", Word mostrerà un'icona che rappresenta il PDF e l'utente dovrà fare doppio clic sull'icona per aprire il PDF in un visualizzatore separato. Decengnalo per incorporare il * contenuto * del PDF nel documento Word (essere consapevoli che ciò può aumentare significativamente la dimensione del file di parole).
* Fare clic su OK: Il contenuto PDF (o icona) verrà inserito nel tuo documento Word.
Risultato: Questo metodo preserva il layout visivo esatto dell'e -mail. Tuttavia, il contenuto all'interno del PDF inserito è * non * direttamente modificabile in Word (a meno che tu non abbia una versione Word che può modificare direttamente i PDF e anche allora, non è l'ideale per e -mail fortemente formattate). È essenzialmente un'immagine o un documento PDF incorporato all'interno del tuo file di parole.
4. Utilizzando un componente aggiuntivo o estensione di terze parti (per funzionalità avanzate):
* Alcuni strumenti di terze parti, come i componenti aggiuntivi di Miling Munge o le estensioni del browser possono fornire funzionalità migliorate per la copia e l'incolla di e-mail in parole, tra cui una migliore conservazione di formattazione e la possibilità di automatizzare determinate attività. Cerca estensioni "Gmail to Word" o componenti aggiuntivi nell'estensione del browser o nel negozio Microsoft Office. Sii cauto durante l'installazione di estensioni da fonti sconosciute e controlla sempre le recensioni e le autorizzazioni.
Scegliere il metodo giusto:
* Solo testo semplice: Utilizzare il metodo n. 1 (copia e incolla di base) o n. 2 (incolla speciale - testo non formattato).
* Formattazione ragionevole (audace, corsivo, alcuni colori): Utilizzare il metodo n. 2 (incolla speciale - formato ricco di testo o formato HTML). Sperimenta per vedere quale sembra migliore.
* Riproduzione visiva esatta (ma non modificabile): Utilizzare il metodo n. 3 (stampa su PDF quindi inserire PDF). Questo è meglio quando hai bisogno che l'aspetto visivo sia identico e l'editing non è importante.
* Funzionalità e automazione avanzate: Esplora il metodo n. 4 (componenti aggiuntivi/estensioni di terze parti) se hai bisogno di più controllo o è necessario eseguire frequentemente questa attività.
Considerazioni importanti:
* Immagini inline: Le immagini in linea in Gmail sono spesso gestite in modo diverso a seconda del metodo che usi. Il metodo "Stampa a PDF" di solito li cattura. La pasta HTML * a volte può funzionare, ma non è sempre affidabile. Se le immagini sono fondamentali, testa il metodo scelto per vedere come vengono gestite.
* Allegati: Nessuno di questi metodi copierà automaticamente gli allegati dall'e -mail. Dovrai scaricare gli allegati separatamente da Gmail e quindi inserirli nel tuo documento Word (Insert> Object> Crea da file o inserisci> Immagini).
* Gestione dei caratteri: L'interfaccia Web di Gmail utilizza caratteri che potrebbero non essere disponibili sul tuo computer. Questo può causare sostituzioni dei caratteri quando incolla in parola. Prova a utilizzare caratteri comuni nella tua e -mail se si desidera ridurre al minimo questo problema.
* Test: Testa sempre il metodo prescelto con un'e -mail di esempio per garantire che i risultati siano accettabili prima di copiare un'e -mail grande o importante.
* Lunghe e -mail: Per e -mail estremamente lunghe, prendi in considerazione la possibilità di interrompere l'e -mail in sezioni e incollare ogni sezione separatamente, poiché Word potrebbe avere problemi con paste molto grandi.
Comprendendo questi diversi metodi e i loro pro e contro, puoi scegliere l'approccio migliore per la copia delle e -mail Gmail in documenti di parole mentre preserva la formattazione e il contenuto di cui hai bisogno. Sperimenta per trovare ciò che funziona meglio per i tuoi requisiti specifici!
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