1. Organizzazione del documento (fisico e/o digitale):
* Sistema di cartelle: Crea un sistema di archiviazione ben organizzato per tutti i documenti finanziari. Questo può essere un sistema di cartelle fisici o digitale (utilizzando Google Drive, Dropbox, ecc.).
* Cartella di reddito: Conserva i registri di tutti i soldi in arrivo. Questo include:
* Ricevute da eventi di raccolta fondi
* Record di quote di abbonamento
* Donazioni
* Accordi di sponsorizzazione
* Copie degli assegni ricevuti (se applicabile)
* Note dettagliate dai depositi in contanti
* Cartella di spesa: Conserva le ricevute e le fatture per tutti i soldi spesi. Questo include:
* Costi di eventi (noleggio sede, forniture, cibo)
* Costi di marketing/pubblicità
* Forniture per ufficio
* Spese di viaggio
* Commissioni di altoparlanti
* Copie di assegni scritti (se applicabile)
* Eventuali fatture o fatture da pagare
* numerazione sequenziale: Assegna un numero univoco a ciascun documento (ricevuta, fattura, ecc.) Man mano che arriva. Scrivi questo numero in modo prominente sul documento stesso (ad esempio, con una penna o usando un'etichetta). Questo è fondamentale per facilitare il riferimento nel tuo foglio Excel. Inizia da un numero semplice come 001, 002, ecc.
2. Setup di fogli di calcolo Excel:
Crea un foglio di calcolo con le seguenti colonne. Personalizza queste intestazioni di colonne per adattarsi alle attività della tua organizzazione:
* Numero documento: (Importante!) Questo dovrebbe corrispondere al numero assegnato al documento fisico/digitale. Questo è il legame tra il tuo foglio di calcolo e la tua pista di carta.
* Data: Data della transazione (quando i soldi sono arrivati o usciti).
* Descrizione: Una breve spiegazione della transazione. Sii specifico (ad es. "Pizza per la riunione del club", "quote di abbonamento - John Smith", "Profitto di raccolta fondi - Bake Sale").
* Categoria: Qui è dove raggrupperai transazioni simili. Questo funge da grafico semplificato. Esempi:
* Categorie di reddito: Quote di abbonamento, raccolta fondi, donazioni, sponsorizzazioni
* Categorie di spesa: Costi degli eventi, forniture, marketing, viaggi, spese di altoparlanti
* Importo: L'importo in dollari della transazione.
* reddito (+)/spese (-): Immettere un numero positivo per il reddito e un numero negativo per le spese. Questo è fondamentale per un facile calcolo.
* Metodo di pagamento: Come è stato pagato il denaro (contanti, assegno, carta di credito, trasferimento online). Questo è buono per la riconciliazione.
* (opzionale) Note: Eventuali dettagli aggiuntivi che desideri registrare (ad es. Chi pagato, nome dell'evento, ecc.).
Righe di fogli di calcolo:
| Numero di documento | Data | Descrizione | Categoria | Importo | Reddito (+)/spese (-) | Metodo di pagamento | Note |
| ----------------- | ------------ | --------------------------------- | -------------------- | -------- | --------------------------- | ---------------- | ----------------------------- |
| 001 | 2023-10-26 | Dati di abbonamento - Jane Doe | Dati di abbonamento | 20.00 | 20.00 | Contanti | |
| 002 | 2023-10-27 | Pizza per la riunione del club | Costi dell'evento | 35,00 | -35.00 | Carta di credito | Papa John's, formaggio grande |
| 003 | 2023-10-28 | Profitto di raccolta fondi - Vendita di cottura | Raccolta fondi | 150,00 | 150,00 | Contanti | |
| 004 | 2023-10-29 | Volantini per evento | Marketing | 25,00 | -25.00 | Controlla | Stampato a Staples |
3. Utilizzando Excel per i report:
* Totali: Nella parte inferiore del foglio di calcolo, usa la funzione `Sum" per calcolare:
* Reddito totale:`somma (colonna dove sono gli importi del reddito)`
* Spese totali:`somma (colonna dove sono gli importi delle spese)`
* Reddito/perdita netto:`reddito totale + spese totali` (questo ti darà la posizione finanziaria complessiva)
* Filtraggio e smistamento: Utilizzare le funzionalità di filtraggio e smistamento di Excel per analizzare i dati.
* Riepilogo della categoria: Filtro per la colonna "categoria" per vedere il reddito/spese totali per ciascuna categoria. È possibile copiare manualmente questi totali in un'altra sezione del foglio di calcolo per creare un riepilogo.
* Intervallo di date: Filtra per data per vedere reddito/spese per un periodo specifico (ad esempio, un mese, un trimestre, un evento).
* Tabelle per pivot (più avanzate ma altamente consigliate): Le tabelle di pivot sono un modo potente per riassumere e analizzare i tuoi dati senza dover usare le formule. È possibile creare facilmente report che mostrano reddito e spese per categoria, per mese o per qualsiasi altro criterio scelto. Cerca tutorial online (cerca "Excel Pivot Table Tutorial"). All'inizio possono sembrare intimidatorie, ma sono incredibilmente utili.
4. Riconciliare con gli estratti conto bancari (se applicabile):
* Se la tua organizzazione ha un conto bancario, riconcilia regolarmente il tuo foglio Excel con le dichiarazioni bancarie. Ciò significa confrontare ogni transazione nel tuo foglio di calcolo con ciò che appare sul conto bancario. Segna gli articoli che corrispondono. Indagare immediatamente eventuali discrepanze. Ciò garantisce l'accuratezza dei tuoi record.
5. Considerazioni chiave e migliori pratiche:
* Coerenza: Sii coerente con i nomi delle categorie. A volte non utilizzare i "costi degli eventi" e talvolta "spese di eventi". Scegli uno e mantienilo.
* Aggiornamenti regolari: Aggiorna regolarmente il tuo foglio di calcolo (almeno settimanalmente) per mantenere i record aggiornati.
* Precisione: Controllare due voci per la precisione. Un piccolo errore può avere un effetto a catena.
* Documentazione: Mantenere tutti i documenti di supporto (ricevute, fatture, ecc.) Organizzati e facilmente accessibili. Il numero del documento è la chiave!
* Più persone: Se più persone gestiscono le finanze, definiscono chiaramente ruoli e responsabilità.
* Trasparenza: Rendere i record accessibili ad altri membri dell'organizzazione. La trasparenza crea fiducia.
* Backup: Esegui regolarmente il backup del tuo file Excel in una posizione separata (ad es. Un'unità USB, Cloud Storage).
* Sicurezza: Se il tuo foglio di calcolo contiene informazioni sensibili (ad es. Numeri di conto bancario), proteggere password il file.
* Inizia semplice: All'inizio non cercare di creare un sistema complicato. Inizia con le basi e aggiungi più funzionalità secondo necessità.
* Recensione e regolare: Rivedi regolarmente il sistema e apporta le modifiche necessarie per assicurarti che soddisfi le tue esigenze. Man mano che la tua organizzazione cresce, potrebbe eventualmente essere necessario eseguire l'aggiornamento al software di contabilità.
Scenario di esempio:
Supponiamo che la tua organizzazione stia organizzando un autolavaggio di raccolta fondi. Ecco come tracciare le spese e le entrate:
1. Forniture: Compri sapone, spugne e asciugamani. Ottieni una ricevuta. Scrivi "005" sulla ricevuta.
2. Voce del foglio di calcolo: In Excel, avresti una fila con:
* Numero documento:005
* Data:(data di acquisto)
* Descrizione:forniture per autolavaggio
* Categoria:spese di raccolta fondi
* Importo:(costo totale delle forniture)
* Reddito (+)/spesa (-):(valore negativo del costo totale delle forniture)
* Metodo di pagamento:(contanti, carta di credito, ecc.)
3. Reddito: Raccogli denaro durante l'autolavaggio. Alla fine della giornata, conti i soldi. Crei un semplice foglio di riepilogo dell'evento, rilevando la data, l'ora e il totale. Scrivi "006" sul foglio.
4. Voce del foglio di calcolo: In Excel, avresti una fila con:
* Numero del documento:006
* Data:(data dell'autolavaggio)
* Descrizione:reddito da autolavaggio
* Categoria:raccolta fondi
* Importo:(contanti totali raccolti)
* Reddito (+)/spesa (-):(valore positivo della liquidità totale raccolta)
* Metodo di pagamento:contanti
Seguendo questi passaggi, è possibile creare un sistema di contabilità funzionale per l'organizzazione studentesca utilizzando strumenti di base. Ricorda che la chiave deve essere organizzata, coerente e accurata. Questa fondazione renderà più facile gestire le tue finanze e prendere decisioni informate.
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