1. Basato sulla struttura e sull'organizzazione:
* Sistemi di archiviazione semplici: Queste sono le cartelle, che coinvolgono più cartelle, etichette e potenzialmente alfabetizzazione o ordinamento cronologico. Gli esempi includono entrate per spese personali, incarichi di valutazione di uno studente o sistema di archiviazione della fattura di una piccola impresa.
* Sistemi di archiviazione codificati: Questi utilizzano un sistema di codifica più strutturato (numerico, alfanumerico o basato su soggetti) per organizzare informazioni per un recupero più rapido. Le biblioteche utilizzano spesso variazioni di questo.
* Sistemi di schede indicizzati: Le informazioni sono registrate su singole carte, che possono quindi essere referenziate e classificate utilizzando vari metodi. Questo era un metodo molto comune per la tenuta e la ricerca personali prima dei database digitali.
* Documenti legati: Questi includono libri, report, manuali e altri documenti in cui le informazioni sono fissate permanentemente in un ordine sequenziale. Mentre tecnicamente un sistema, il recupero si basa sul sapere dove si trovano le informazioni all'interno del documento.
2. Basato su funzione o scopo:
* Sistemi di conservazione dei record: Utilizzato per tracciare eventi, transazioni o altri punti dati nel tempo. Gli esempi includono grafici medici per i pazienti, file del personale dei dipendenti o registri contabili di un'azienda.
* Sistemi di recupero delle informazioni: Questi sono progettati per facilitare la ricerca di informazioni specifiche all'interno di una raccolta di documenti. I cataloghi delle biblioteche (prima della digitalizzazione) sono un esempio classico.
* Sistemi di comunicazione: Sebbene utilizzati principalmente per la trasmissione di informazioni, sono inclusi sistemi basati su carta come memo, lettere e report.
* Sistemi di supporto alle decisioni: Sebbene meno efficienti rispetto ai sistemi digitali, i sistemi cartacei possono essere utilizzati per raccogliere informazioni per prendere decisioni. Prendi in considerazione una sessione di brainstorming usando grafici a fogli mobili e note appiccicose.
3. Basato sul livello di formalizzazione:
* Sistemi informali: Questi sono spesso sistemi ad hoc con organizzazione incoerente. Pensa a una pila di ricevute su una scrivania.
* Sistemi formali: Questi hanno regole, procedure e sistemi di codifica predefiniti per garantire un'organizzazione e un recupero coerenti. Ciò potrebbe comportare un manuale di archiviazione dettagliato per l'archivio di una grande organizzazione.
È importante notare che molti sistemi di carta fondono aspetti di queste categorie. Ad esempio, il sistema di conservazione dei registri di un'azienda potrebbe utilizzare un sistema di archiviazione codificato per un efficiente recupero di file del personale. Il takeaway chiave è che, sebbene privo della raffinatezza dei sistemi digitali, i sistemi basati su carta forniscono modi strutturati per gestire le informazioni, sebbene spesso meno efficiente.
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