1. Documenti di origine: Questa è la base dell'intero processo. I documenti di origine sono i registri originali delle transazioni commerciali. Esempi includono:
* Fatture: Rilasciato ai clienti per beni o servizi venduti.
* Ricevute: Prove di contanti ricevuti.
* Ordini di acquisto: Richieste formali per beni o servizi da fornitori.
* Dichiarazioni bancarie: Registri delle transazioni bancarie.
* Record sui salari: Documentazione dei salari e delle detrazioni dei dipendenti.
2. Transazioni di registrazione: Ciò comporta sistematicamente la registrazione delle informazioni dai documenti di origine nel sistema contabile. Questo in genere accade in due modi principali:
* Voci di diario: Le transazioni sono registrate cronologicamente in una rivista, mostrando i conti interessati (debito e credito). Ciò fornisce una registrazione dettagliata di ogni transazione.
* Riviste speciali: Per transazioni ad alto volume come vendite, acquisti, entrate in contanti e pagamenti in contanti, le riviste speciali vengono utilizzate per semplificare il processo di registrazione.
3. Pubblicazione al libro mastro: Le informazioni dalle riviste (generale e speciale) vengono quindi riassunte e trasferite al libro mastro generale. Il libro mastro generale contiene tutti i singoli conti dell'azienda (attività, passività, equità, entrate e spese). Questo crea un saldo dettagliato per ogni account.
4. Equilibrio di prova: Un saldo di prova è preparato per garantire che i debiti e i crediti nel libro mastro generale siano uguali. Questo è un passo cruciale per identificare eventuali errori nelle transazioni di registrazione. È un riepilogo di tutti i saldi del conto in un momento specifico.
5. Regolazione delle voci: Alla fine di un periodo di contabilità (ad es. Monthly, trimestrale, ogni anno), vengono effettuate voci per aggiornare i conti per gli articoli non ancora registrati ma che influenzano il bilancio del periodo. Esempi includono ratei (ad es. Stipendi maturati), differimenti (ad es. Assicurazione prepagata) e ammortamento.
6. Dichiarazioni finanziarie: Una volta effettuate le voci di aggiustamento, vengono preparati i rendiconti finanziari. Queste dichiarazioni riassumono la performance finanziaria e la posizione dell'azienda. I rendiconti finanziari primari sono:
* Conto di reddito: Mostra i ricavi e le spese per determinare l'utile netto o la perdita netta per un periodo specifico.
* Bilancio: Mostra le attività, le passività e l'equità in un momento specifico.
* Dichiarazione di flussi di cassa: Mostra gli afflussi e i deflussi di contanti durante un periodo specifico.
7. Voci di chiusura: Alla fine di un periodo di contabilità, vengono effettuate voci di chiusura per trasferire i saldi dei conti temporanei (entrate, spese e dividendi) ai guadagni trattenuti. Questo prepara i conti per il prossimo periodo di contabilità.
8. Reporting e analisi: La fase finale prevede l'analisi dei bilanci per fornire approfondimenti sulla salute finanziaria dell'azienda. Queste informazioni vengono utilizzate per il processo decisionale, il bilancio e la comunicazione fiscale.
Queste fasi lavorano insieme in un ciclo continuo per fornire un quadro completo e accurato delle attività finanziarie di un'azienda. I metodi e il software specifici utilizzati possono variare a seconda delle dimensioni e della complessità dell'azienda, ma i principi sottostanti rimangono coerenti.
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