i. Requisiti funzionali (ciò che il sistema dovrebbe *fare *):
* Gestione dei dipendenti:
* onboarding: Nuova gestione delle assunzioni, incluso il monitoraggio delle applicazioni, offrire lettere, integrazione dei controlli in background e scartoffie di onboarding automatizzate.
* Informazioni personali: Archiviazione e gestione sicuri dei dati personali dei dipendenti (indirizzo, informazioni di contatto, contatti di emergenza, ecc.), Aderendo a regolamenti sulla privacy dei dati pertinenti (GDPR, CCPA, ecc.).
* Dati di occupazione: Monitoraggio della storia dell'occupazione, titoli di lavoro, informazioni salariali, revisioni delle prestazioni, promozioni e terminazioni.
* Portale self-service: Accesso ai dipendenti a informazioni personali, buste retributiva, iscrizione ai benefici, richieste di tempo e materiali di formazione.
* Grafico dell'organizzazione: Rappresentazione visiva della struttura organizzativa.
* Directory dei dipendenti: Directory ricercabile dei dipendenti con informazioni di contatto.
* Recruitment &Talent Management:
* Sistema di localizzazione dei candidati (ATS): Avvio di posti di lavoro, gestione delle applicazioni, screening dei candidati, programmazione delle interviste e gestione dell'offerta.
* Acquisizione di talenti: Sourcing Candidates, gestire campagne di reclutamento e monitoraggio di metriche chiave (time-to-ask, costo per noleggio).
* Gestione delle prestazioni: Recensioni delle prestazioni, impostazione degli obiettivi, meccanismi di feedback e valutazioni delle prestazioni.
* Pianificazione della successione: Identificare e sviluppare dipendenti ad alto potenziale per futuri ruoli di leadership.
* Formazione e sviluppo: Gestione dei programmi di formazione, iscrizione ai dipendenti, completamento del monitoraggio e valutazione.
* Payroll &Compensation:
* Elaborazione dei salari: Integrazione con i fornitori di stipendi o capacità di elaborare il libro paga internamente.
* Gestione della compensazione: Amministrazione salariale, calcoli bonus e amministrazione dei benefici.
* Calcoli fiscali: Calcolo accurato delle tasse e delle detrazioni dei salari.
* Reporting &Analytics: Generazione di rapporti sui salari e riassunti.
* Tempo e presenza:
* Time Tracking: Metodi per i dipendenti per registrare le loro ore di lavoro (ad es. Orologio, schede attività).
* Gestione delle presenze: Monitoraggio della frequenza dei dipendenti, delle assenze e del ritardo.
* Calcolo degli straordinari: Calcolo accurato delle ore di straordinario e retribuzione.
* Gestione del congedo: Richiedere, approvare e monitorare il congedo per i dipendenti (vacanza, congedo per malattia, ecc.).
* Amministrazione dei benefici:
* Iscrizione dei benefici: Gestione delle iscrizioni ai dipendenti nei programmi di prestazioni (assicurazione sanitaria, piani pensionistici, ecc.).
* Detrazioni dei vantaggi: Calcolo accurato e detrazione dei costi di benefici da stipendi.
* Iscrizione aperta: Supporto per periodi di iscrizione aperti.
* Reporting &Analytics:
* Rapporti personalizzabili: Capacità di generare report personalizzati in base a vari punti dati.
* Visualizzazione dei dati: Presentazione di dati attraverso grafici e grafici.
* Indicatori di prestazione chiave (KPI): Monitoraggio delle metriche delle risorse umane (ad es. Tasso di turnover, soddisfazione dei dipendenti).
* Controllo di sicurezza e accesso:
* Controllo di accesso basato sul ruolo (RBAC): Limitare l'accesso a dati sensibili in base ai ruoli utente.
* Crittografia dei dati: Crittografia dei dati sensibili dei dipendenti.
* Auditing: Tracciamento dell'attività dell'utente e modifiche ai dati.
* Conformità: Aderenza alle relative normative sulla privacy dei dati e sulla sicurezza.
ii. Requisiti non funzionali (come il sistema dovrebbe *essere *):
* Usabilità: Il sistema dovrebbe essere facile da usare e navigare.
* Performance: Il sistema dovrebbe essere reattivo ed efficiente.
* Scalabilità: Il sistema dovrebbe essere in grado di gestire quantità crescenti di dati e utenti.
* Affidabilità: Il sistema dovrebbe essere affidabile e disponibile quando necessario.
* Sicurezza: Il sistema dovrebbe essere sicuro e proteggere dati sensibili ai dipendenti.
* Manutenza: Il sistema dovrebbe essere facile da mantenere e aggiornare.
* Portabilità: Il sistema dovrebbe essere accessibile su vari dispositivi e piattaforme (Web, Mobile).
* Integrazione: Il sistema dovrebbe integrarsi con altri sistemi e applicazioni per le risorse umane (ad es. Paesaggi, fornitori di benefici).
* Accessibilità: Il sistema dovrebbe essere accessibile agli utenti con disabilità (conformità ADA).
iii. Requisiti tecnici:
* Stack tecnologico: Specifiche di linguaggi di programmazione, database, framework e piattaforme da utilizzare.
* Ambiente di distribuzione: Basato su cloud, on-premise o ibrido.
* Integrazioni API: API specifiche richieste per l'integrazione con altri sistemi.
* Design del database: Dettagli sullo schema del database e sul modello di dati.
Questo non è un elenco esaustivo e i requisiti specifici varieranno a seconda delle esigenze e del contesto unici dell'organizzazione. Un processo di raccolta dei requisiti approfondito è essenziale prima di sviluppare o selezionare un HRMS. Questo processo dovrebbe coinvolgere le parti interessate dell'organizzazione per garantire che il sistema soddisfi le esigenze di tutti gli utenti.
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