Ecco una ripartizione di come funzionano la convalida e i loro benefici:
Come funziona:
1. Crea l'elenco: Si definisce l'elenco dei valori consentiti direttamente nelle impostazioni di convalida dei dati o facendo riferimento a un intervallo di celle o una formula.
2. Applica la regola: Si applica questa regola alle celle target in cui si desidera limitare l'inserimento dei dati.
3. Esperienza utente: Quando un utente fa clic sulla cella con convalida, vedrà una freccia a discesa con l'elenco di valori validi.
4. Applicazione dei dati: Se l'utente tenta di inserire un valore che non è nell'elenco, Excel lo impedirà e visualizzerà un messaggio di errore.
Vantaggi dell'utilizzo degli elenchi di convalida:
* Accuratezza dei dati: Garantisce che vengano immessi solo valori corretti e predefiniti, prevenendo errori e incoerenze.
* Coerenza dei dati: Promuove l'uniformità tra più celle applicando l'uso dello stesso set di valori.
* Esperienza utente migliorata: Rende l'arresto dei dati più semplice e più veloce fornendo un elenco chiaro e conciso di opzioni.
* Produttività migliorata: Riduce il tempo trascorso per l'inserimento dei dati e la correzione dei dati, poiché gli utenti sono guidati verso input validi.
* Analisi dei dati migliori: Utilizzando dati coerenti, l'analisi e il reporting dei dati saranno più accurati e affidabili.
Esempi dell'utilizzo di elenchi di convalida:
* Menu a discesa per i nomi dei clienti: Crea un elenco di nomi dei clienti in un intervallo di celle separate e applicalo come elenco di convalida a una colonna per i nomi dei clienti.
* Categorie di prodotti: Consenti agli utenti di selezionare una categoria di prodotti da un elenco predefinito (ad es. Elettronica, abbigliamento, cibo) per una categorizzazione coerente.
* intervalli di date: Definire un intervallo di date specifico (ad esempio, tra il 1 ° gennaio e il 31 dicembre) come un elenco di convalida per una colonna di data.
Creazione di un elenco di convalida in Excel:
1. Seleziona le celle a cui si desidera applicare la regola.
2. Vai ai dati scheda.
3. Fare clic su Convalida dei dati Negli strumenti di dati gruppo.
4. Nelle impostazioni scheda:
* Scegli elenco Dal consenti cadere in picchiata.
* Nella fonte campo, digitare direttamente l'elenco dei valori, separato da virgole o selezionare l'intervallo di celle contenente l'elenco.
* (Facoltativo) È possibile personalizzare il messaggio di input e Avviso di errore sezioni per fornire messaggi utili agli utenti.
5. Fare clic su OK .
L'uso di elenchi di convalida è un modo potente per garantire l'accuratezza dei dati, la coerenza e la facilità d'uso in Excel. È uno strumento prezioso per migliorare i tuoi fogli di calcolo e flussi di lavoro.
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