1. "A" campo:
* Destinatari primari: Metti gli indirizzi e -mail della persona o delle persone che stai affrontando direttamente e ti aspetti una risposta.
* Accuratezza dell'indirizzo e -mail: Controllare che gli indirizzi e-mail sono corretti. Un errore di battitura può impedire al tuo messaggio di raggiungere il destinatario previsto.
* Un destinatario principale (quando possibile): Se hai bisogno di informazioni da una persona specifica, rivolgersi all'e -mail solo a loro nel campo "a" può chiarire chi ha bisogno di agire.
2. Campo "cc" (copia carbone):
* Scopi informativi: Usa "CC" per le persone che devono essere consapevoli del contenuto e -mail ma non si prevede che intraprendano azioni dirette. Questo viene spesso utilizzato per supervisori, colleghi o parti interessate che devono rimanere in giro.
* Trasparenza: Permette anche al destinatario "di" sapere chi altro è a conoscenza della comunicazione.
* Uso appropriato: Non over-cc. Includono solo persone che devono sinceramente essere informate.
3. Field "BCC" (Copia al carbonio cieco):
* Privacy: Usa "BCC" per includere i destinatari senza far sapere agli altri destinatari che sono stati inclusi. Questo protegge la privacy dei loro indirizzi e -mail.
* Large mailing list: Viene spesso utilizzato quando si inviano e -mail a un folto gruppo di persone (ad esempio una newsletter) per impedire agli indirizzi e -mail di tutti di essere visibili l'uno all'altro.
* Attenzione: Usa BCC con parsimonia. L'uso eccessivo può creare l'impressione di essere segreto o ingannevole. Considera se informare i destinatari "a" e "CC" su tutte le parti è più appropriato e professionale.
4. Riga dell'oggetto:
* Clear e conciso: La riga dell'oggetto dovrebbe riassumere accuratamente e brevemente lo scopo dell'email. Questo aiuta il destinatario a dare la priorità e a trovare facilmente l'e -mail in seguito.
* Specifico: Evita vaghe linee di soggetti come "ciao" o "domanda". Invece, usa qualcosa come "Richiesta sulla scadenza del progetto X" o "Richiesta di incontro - [data] - [argomento]".
* Parole chiave: Utilizzare parole chiave pertinenti che semplificano la ricerca dell'e -mail in seguito.
* urgenza (usa con parsimonia): Se l'e -mail è urgente, è possibile includere "Azione urgente" o "Azione richiesta" nella riga dell'oggetto, ma solo se è sinceramente necessario. Le bandiere di urgenza eccessiva possono desensibilizzare i destinatari.
* Considerazioni di risposta: Quando si risponde a un'e -mail, lasciare intatto la riga dell'oggetto originale (o aggiungerla in modo appropriato) per mantenere il contesto.
5. Saluto/saluto:
* Formale:
* "Caro Mr./MS./dr. [Cognome]" (più formale, specialmente quando non conosci bene la persona o stai comunicando in un ambiente professionale)
* "Caro [nome] [cognome]" (leggermente meno formale)
* semi-formale:
* "Caro [nome]" (accettabile in molti contesti professionali, specialmente se hai comunicato con la persona prima)
* "Ciao [nome]" (comune e generalmente sicuro)
* "Buongiorno/pomeriggio/sera [nome],"
* Informale:
* "Ciao [nome]" (appropriato per colleghi o amici stretti)
* "Hey [nome]" (meno formale di "hi")
* Quando non conosci il nome:
* "A chi può interessare" (usa come ultima risorsa; prova a trovare un nome se possibile)
* "Caro team [nome del dipartimento]" (ad esempio, "Caro team di servizio clienti")
* Considerazioni generali:
* Abbina la formalità del tuo saluto al tuo rapporto con il destinatario e il tono generale della tua email.
* Se non sei sicuro, erra sul lato della formalità.
* Presta attenzione alle norme culturali:alcune culture preferiscono i saluti più formali di altre.
6. Corpo dell'e -mail:
* Scopo e tono: Sii chiaro sullo scopo della tua email fin dall'inizio. Mantenere un tono professionale e rispettoso.
* Conciseness: Mantieni il tuo messaggio conciso e al punto. Le persone sono impegnate, quindi rispetta il loro tempo.
* Clarity: Usa un linguaggio chiaro e semplice. Evita il gergo o il gergo che il destinatario potrebbe non capire.
* Grammatica e ortografia: Correggere attentamente per errori di grammatica e ortografia. Gli errori possono farti sembrare poco professionale.
* Formattazione: Usa le pause del paragrafo e i punti elenco per semplificare la lettura della tua e -mail. Evita di usare eccessivo audace, corsivo o sottolineatura.
* Call to Action: Se hai bisogno del destinatario per fare qualcosa, indica chiaramente ciò che hai bisogno di loro da fare e quando.
* Allegati: Se stai allegando i file, menzionali nel corpo e -mail e assicurati che siano nominati e formattati correttamente.
7. Chiusura:
* Formale:
* "Sinceramente",
* "Rispettosamente" (usa con cautela, generalmente riservato a superiori o richieste formali)
* "Sinceramente tuo" (più comune nell'inglese britannico)
* semi-formale:
* "Distinti saluti,"
* "Saluti,"
* "Cordiali saluti,"
* "Migliore,"
* Informale:
* "Grazie" (se li stai ringraziando per qualcosa)
* "Cheers" (più comune nell'inglese britannico)
* "Auguri,"
* Firma: Includi una firma e -mail professionale con il tuo nome, titolo, azienda e informazioni di contatto. Ciò consente al destinatario di dover cercare le informazioni di contatto.
Esempio di un'e-mail ben indirizzata (formale):
Oggetto: Proposta di progetto:riprogettazione del sito Web
Caro signor Doe,
Spero che questa email ti trovi bene.
Si prega di trovare la proposta di progetto allegata per la riprogettazione del sito Web. Questa proposta delinea l'ambito del progetto, il nostro approccio proposto e la sequenza temporale stimata.
Apprezzeremmo l'opportunità di discutere ulteriormente la proposta a tuo piacimento. Fateci sapere se sei disponibile per una breve chiamata la prossima settimana.
Grazie per il tuo tempo e considerazione.
Sinceramente,
[Il tuo nome]
[Il tuo titolo]
[La tua azienda]
[Il tuo numero di telefono]
[Il tuo indirizzo di posta elettronica]
[Il tuo sito web (facoltativo)]
TakeAways chiave:
* Conosci il tuo pubblico: Il livello di formalità dovrebbe corrispondere alla tua relazione con il destinatario.
* Sii professionale: Anche in contesti informali, mantenere un tono professionale.
* Sii chiaro e conciso: Arriva rapidamente al punto ed evita informazioni non necessarie.
* Risolvi attentamente: Gli errori possono danneggiare la tua credibilità.
* Pensa alla prospettiva del destinatario: Rendi facile per loro capire e rispondere alla tua email.
* Considera l'etichetta e -mail: Sii consapevole del comportamento di risposta appropriato, evitare risposte a catena e utilizzare risposte fuori office quando non sei disponibile.
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