Uno scanner funziona in modo simile a un fotocopiatore , ma invece di creare una copia fisica, crea una rappresentazione digitale di un'immagine o di un documento. Entrambi i dispositivi utilizzano una sorgente luminosa per scansionare l'originale e tradurre tali informazioni in un formato utilizzabile. La differenza chiave è l'output:si produce una copia cartacea, l'altra un file digitale.