Riga dell'oggetto:
* Clear e conciso: L'oggetto dovrebbe dire immediatamente al destinatario di cosa tratta l'e -mail.
* Specifico: Evita vaghi termini come "aggiornamento" o "domanda". Invece, usa cose come "Aggiornamento dello stato del progetto X - [data]" o "Domanda sulla politica delle vacanze".
* fruibile (se necessario): Se hai bisogno del destinatario per fare qualcosa, chiarisci. Esempi:"Azione richiesta:revisione e approvazione del rapporto" o "Risposta necessaria:disponibilità di incontro".
* Abbreviazioni (usa con parsimonia): In alcuni uffici, vengono utilizzate abbreviazioni standard come "FYI" (per le tue informazioni), "EOM" (fine del messaggio - quando la riga dell'oggetto contiene l'intero messaggio) o "ASAP" (il prima possibile).
Esempio di linee soggette:
* Agenda delle riunioni:calcio d'inizio del progetto - [Data]
* Richiesta di revisione della proposta di bilancio - Scadenza [Data]
* Promemoria:pranzo di squadra domani alle 12:30
* Urgente:sito Web
corpo:
1. Saluto:
* Formale: "Caro [nome del destinatario]" (usa questo se non conosci bene la persona o se è un'organizzazione più formale).
* semi-formale: "Ciao [nome del destinatario]", o "ciao [nome del destinatario]" (un buon impostazione predefinita per la maggior parte della comunicazione in ufficio).
* Informale: "Ciao [il nome del destinatario]" (appropriato se hai un buon rapporto di lavoro con la persona).
* Email di gruppo: "Ciao squadra" o "ciao a tutti",
2. Linea di apertura (scopo):
* Dichiara il motivo della tua email in anticipo. Questo aiuta il destinatario a capire immediatamente il contesto.
* Esempi:
* "Ti sto scrivendo riguardo a ..."
* "Lo scopo di questa e -mail è di ..."
* "Seguire la nostra conversazione su ..."
* "Sto contattando per ottenere il tuo contributo ..."
3. Testo del corpo (dettagli):
* Mantienilo conciso e al punto. Le persone sono impegnate, quindi evita inutili sconclusioni.
* Usa un linguaggio chiaro e semplice. Evita il gergo o i termini eccessivamente tecnici a meno che tu non sia sicuro che il destinatario non li capisca.
* rompere lunghe paragrafi. Utilizzare punti elenco, elenchi numerati o intestazioni per rendere l'e -mail più semplice da leggere.
* Sii specifico. Fornire tutti i dettagli necessari (date, orari, posizioni, nomi, ecc.).
* Sii professionale e rispettoso. Anche in ambienti di ufficio casuali, mantenere un tono professionale. Evita il gergo, il sarcasmo o tutto ciò che potrebbe essere interpretato male.
* Risolvi attentamente. Controllare gli errori di battitura ed errori grammaticali prima dell'invio.
4. Call to Action (se necessario):
* Dichiara chiaramente ciò che vuoi che il destinatario faccia.
* Esempi:
* "Rivedi il documento allegato e fornisci il tuo feedback per [data]."
* "Potresti inviarmi il rapporto entro la fine della giornata?"
* "Fammi sapere se sei disponibile per una riunione la prossima settimana."
* "Conferma la ricezione di questa e -mail."
5. Chiusura:
* Formale: "Sinceramente" o "rispettosamente" (usa per una comunicazione molto formale).
* semi-formale: "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti" (un'opzione sicura e professionale).
* Informale: "Best", "grazie," o "applausi" (appropriato per le persone che conosci bene).
* Se stai chiedendo qualcosa: "Grazie per il tuo tempo e considerazione."
6. Firma:
* Il tuo nome completo
* Il tuo titolo di lavoro
* Nome della tua azienda
* Il tuo numero di telefono (facoltativo, ma di solito incluso)
* Sito Web della tua azienda (facoltativo)
* Alcune aziende hanno firme e-mail predefinite che è necessario utilizzare.
Esempio di email:
Oggetto:Project Alpha - Aggiornamento e passaggi successivi
Ciao John,
Sto scrivendo per fornire un rapido aggiornamento sull'iniziativa Project Alpha.
* La fase di ricerca iniziale è ora completa.
* Abbiamo identificato tre potenziali fornitori che possono fornire il software necessario.
* Legato è un rapporto di riepilogo che delinea i nostri risultati e raccomandazioni.
Potresti rivedere il rapporto e fammi sapere se hai domande o dubbi? Vorremmo programmare una riunione la prossima settimana per discutere dei prossimi passi e scegliere un venditore. Per favore fatemi sapere quali orari funzionano meglio per te.
Grazie,
[Il tuo nome]
[Il tuo titolo di lavoro]
[Nome della tua azienda]
[Il tuo numero di telefono]
Allegati:
* Chiaramente etichetta gli allegati con nomi descrittivi.
* Cita l'allegato nel corpo dell'e -mail.
Altre considerazioni:
* Rispondi vs. Rispondi All: Sii consapevole di chi ha bisogno di vedere la tua risposta. Evita "Rispondi a tutto" a meno che la tua risposta non sia rilevante per tutti nella catena e -mail.
* Tone: Sii consapevole del tuo tono. La comunicazione scritta può essere facilmente interpretata male. Rileggi la tua e -mail prima di inviare per assicurarsi che si presenta come previsto.
* Riserve: Fai attenzione a ciò che scrivi nelle e -mail. Ricorda che l'e -mail non è sempre privata.
* Cultura dell'ufficio: Presta attenzione agli stili di comunicazione e -mail dei tuoi colleghi e superiori. Regola il tuo stile di conseguenza.
* Out of Office: Imposta un messaggio fuori dal retro quando sei via per far sapere alle persone non sei disponibile e quando possono aspettarsi una risposta.
Seguendo queste linee guida, puoi scrivere e -mail di ufficio chiare, concise e professionali che ti aiuteranno a comunicare in modo efficace e costruire forti relazioni di lavoro.
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