Libreria dei documenti di SharePoint:
* Scopo principale: Archiviazione centralizzata e gestione dei documenti. Focus è sulla versioni dei documenti, sui metadati, sulle autorizzazioni e sulle funzionalità di ricerca per una gestione efficiente dei documenti. Pensalo come un mobile di archiviazione strutturato.
* Organizzazione: Altamente strutturato. I documenti sono organizzati in cartelle e i metadati possono essere utilizzati per la ricerca e il filtraggio avanzati.
* Collaborazione: La collaborazione è possibile, ma è più una caratteristica stratificata sulla funzione primaria della memoria dei documenti. I commenti e il coautore sono disponibili, ma non l'obiettivo centrale.
* Comunicazione: Caratteristiche di comunicazione integrate limitate. In genere si basa su strumenti esterni per la comunicazione che circonda i documenti.
* I migliori casi d'uso:
* Conservare e gestire un gran numero di documenti con sofisticate esigenze di versione e controllo degli accessi.
* Archiviando documenti importanti che richiedono percorsi di conservazione e audit a lungo termine.
* Situazioni in cui lo stoccaggio e i metadati strutturati sono cruciali (ad es. Conformità legale e normativa).
* Quando hai bisogno di solide funzionalità di ricerca e filtraggio su molti documenti.
Spazio di lavoro Microsoft Teams (spesso integrato con SharePoint):
* Scopo principale: Facilitare la collaborazione e la comunicazione del team attorno a un progetto o obiettivo condiviso. L'archiviazione dei documenti è una funzione * di supporto *. Pensalo come un hub centrale per un team di progetto.
* Organizzazione: Meno strutturato rispetto alle librerie di documenti. Mentre i documenti sono archiviati in una libreria di SharePoint dietro le quinte (spesso nascoste all'utente), l'interfaccia dei team dà la priorità alle conversazioni, ai canali per argomenti specifici e ad un rapido accesso a file condivisi relativi a tali conversazioni.
* Collaborazione: La collaborazione è centrale. I team offrono chat in tempo reale, videochiamate, condivisione di file e gestione delle attività, tutte all'interno di una singola interfaccia.
* Comunicazione: Le ricche caratteristiche di comunicazione sono integrate; Chat, riunioni, canali, ecc. Sono tutti progettati per supportare la comunicazione di squadra in corso.
* I migliori casi d'uso:
* Progetti che richiedono una stretta collaborazione tra i membri del team.
* Situazioni in cui la comunicazione rapida e la condivisione delle informazioni sono essenziali.
* Quando hai bisogno di un hub centrale per tutte le attività relative al progetto, non solo ai documenti.
* Quando è necessario integrare altre app e servizi nel flusso di lavoro (ad es. Pianificatore, Power BI).
Quando usare ciò:
* Scegli una libreria di documenti SharePoint se: È principalmente bisogno di un sistema robusto e strutturato per la memorizzazione e la gestione dei documenti con particolare attenzione al controllo della versione, alla sicurezza e ai metadati. La collaborazione è importante, ma non il pilota centrale.
* Scegli uno spazio di lavoro Microsoft Teams se: È necessario un hub centrale per la comunicazione e la collaborazione del team e la condivisione dei documenti è un elemento di supporto. Sono essenziali la comunicazione in tempo reale, gli strumenti integrati e un approccio meno strutturato.
In molti casi, lavorano insieme. Un'area di lavoro dei team utilizza spesso una libreria di documenti SharePoint dietro le quinte per archiviare i file condivisi all'interno del team. L'interfaccia utente all'interno dei team semplifica l'interazione, concentrandosi sulla collaborazione, mentre SharePoint fornisce l'infrastruttura di gestione dei documenti sottostante.
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