* Conformità: Molte industrie (finanza, assistenza sanitaria, legale) hanno requisiti legali o normativi che dettano per quanto tempo devono essere mantenuti tipi specifici di dati. La mancata osservanza può portare a multe significative e ripercussioni legali.
* Scoperta legale: In caso di contenzioso, avere una chiara politica di conservazione dei file aiuta le organizzazioni a individuare rapidamente documenti pertinenti e a dimostrare la conformità alle richieste di scoperta legale.
* Efficienza operativa: Una politica ben definita aiuta a ridurre i costi di archiviazione e semplifica la gestione dei dati rimuovendo i dati non necessari.
* Sicurezza dei dati: Eliminando i dati obsoleti o irrilevanti, le organizzazioni riducono la loro superficie di attacco e il rischio di violazioni dei dati.
* Auditabilità: Una politica di conservazione documentata fornisce una chiara percorso di audit, che mostra come i dati sono stati gestiti durante il suo ciclo di vita.
In sostanza, la conservazione dei file consiste nel trovare un equilibrio tra mantenere i dati necessari per tutto il tempo necessario e lo smaltimento in modo sicuro dei dati non più necessari. È una componente fondamentale di un più ampio programma di gestione dei record.
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