Il " contenuto" che l'impresa genera nel normale corso della sua attività dipende ovviamente dal tipo di impresa . Ma per una vasta gamma di imprese , contenuto comprende i fogli di calcolo , le e-mail e messaggi istantanei inviati tra i dipendenti o tra i dipendenti e clienti potenziali , piani aziendali , presentazioni e molto altro ancora. Gestire tali contenuti in modo appropriato per l'era digitale è una sfida scoraggiante . Ciò comporta decisioni su come il materiale sarà disponibile , a chi e per quanto tempo. Vendite e Marketing

Alcune delle sfide nella gestione dei contenuti sorgono nelle vendite. Bill Forquer e soci usano Columbia Sportswear - l' operatore leader nel mercato di abbigliamento da sci negli Stati Uniti - come un caso di studio in "Enterprise Content Management Solutions ", il loro libro su soluzioni ECM . Gli autori hanno osservato che in una sola volta , un fornitore esterno che voleva fare uso di immagini di prodotti a disposizione della società avrebbe dovuto chiamare in-house di marketing della società, che avrebbe poi trovare l'immagine , la formattazione e così via manualmente . Questo era inefficace come ECM . Ma a causa della introduzione di un sistema di gestione delle risorse digitali , una tale venditore ha ora accesso ai materiali del prodotto se stesso .
Desktop

Gran parte del lavoro di ECM prende luogo a livello dei computer desktop utilizzati da dipendenti aziendali . Applicazioni dominanti , come MS Office , MS Outlook e Lotus Notes , tutti permettono all'utente che genera contenuto per memorizzare in un sistema di archiviazione e di cooperare con altri dipendenti tramite chat o e-mail . Applicazioni più recenti che funzionano allo stesso livello sono SharePoint e LiveMeeting , che permettono la condivisione di file all'interno di un piccolo gruppo di lavoro e riunioni online , rispettivamente .
Server e ERP

Molte imprese oggi utilizzano un sistema di Enterprise Resource Planning . ERP in genere opera a livello di server , ed è progettato per monitorare le varie operazioni della società , in particolare i suoi rapporti con i fornitori , da un lato ei clienti dall'altro. ERP e ECM devono lavorare insieme senza problemi. Ciò significa che sul desktop i singoli dipendenti non può essere la fine della storia ECM . Nelle parole di Tom Jenkins ei suoi co-autori di "Enterprise Metodi di gestione dei contenuti , " ci dovrebbe essere " una road map che delinea una strategia ECM aziendale complessiva e le linee guida per la creazione di comunità di pratica ".
Problemi legali

ECM non è solo una questione di aiutare una società senza intoppi . Inoltre diventa rapidamente una questione giuridica . Nel 21 ° secolo , ogni impresa deve occuparsi con la possibilità di controversie e di una domanda da parte del partito contraddittorio alle e-mail specificati o scambi di messaggistica istantanea . Un'impresa che non dispone di una politica scritta su quando manterrà, e quando distruggerà tali registrazioni nel corso della normale attività commerciale , si apre per le sanzioni .

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