Utilizzare la funzionalità di strutturazione in Word per creare un elenco a più livelli dei compiti i dipendenti hanno bisogno di imparare . Questo processo vi aiuterà a decidere quanto tempo il vostro manuale sta per essere e di aiutare con abbattendo i lavori in porzioni più piccole , che sono più facili da spiegare a un nuovo dipendente . Per utilizzare la funzionalità struttura di Word , si inizia con un documento vuoto e selezionare la scheda "Home" . Nel gruppo Paragrafo , ci sono tre pulsanti : proiettili, numeri ed elenchi multilivello . Scegliere "liste livelli" o è possibile fare clic sulla freccia verso il basso per una galleria di delineare scelte . Si può anche venire con il proprio. Scrivi il tuo schema per il manuale . Per passare al livello successivo di un elenco a più livelli , premere il tasto " Tab ". Per tornare a un precedente numero di lista , premere "Shift + Tab ". Scrivi nelle operazioni per la formazione e le altre informazioni per spiegare ai vostri dipendenti come do le attività necessarie per il loro lavoro .
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Utilizzare l'intestazione e il piè di pagina in Word funzione per aggiungere i numeri di pagina , le sezioni di contenuto e un titolo per ogni pagina del documento . Le intestazioni ei piè di pagina sono riferimenti visivi per il dipendente di sapere dove si trovano nel materiale di formazione . Quando si sta facendo la formazione , l'aggiunta di numeri di pagina consente di fare riferimento a determinate pagine così come certi soggetti. Fare clic sulla scheda " Inserisci ", quindi nella intestazione e piè di pagina selezionare la sezione "Intestazione ". Vi sarà data una scelta di stili di intestazione da scegliere o si può fare uno proprio . Viene visualizzata la intestazione di ogni pagina del manuale , oppure si può scegliere di apparire sulle pagine opposte , se volete che il vostro manuale per essere più a libro . Piè di pagina nella parte inferiore della pagina e sono generalmente utilizzati per i numeri di pagina, date e le informazioni di proprietà . Fare clic su " Piè di pagina" nella sezione Intestazione e piè di pagina e, proprio come la sezione Intestazione , si avrà un numero di stili tra cui scegliere.
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Aggiungi una copertina o una pagina titolo per il vostro materiale di formazione per differenziare questo materiale da altri elementi che date il vostro dipendente , come un manuale dipendente . Crea la tua pagina del titolo facendo clic sulla scheda " Inserisci" e poi cliccando su " copertina " nella sezione Pagine . Vedrete una serie di copertine stili di pagina da scegliere oppure è possibile creare il proprio. Lascia la tua manuale di formazione un titolo descrittivo , includere la data di creazione e l'autore ( s ) , dal momento che spesso i manuali di formazione sono uno sforzo di gruppo
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Aggiungi intestazioni per aiutarvi a creare la vostra tabella di contenuti per il vostro . documento di formazione . Questo aiuterà anche visivamente organizzare il vostro documento per facilitarne l'uso da parte vostra dipendente . Creare stili di titolo per ogni sezione del documento utilizzando il contorno è creato ( questo non è lo stesso di una intestazione , che va in cima alla pagina) . Stili di titolo sono gli stili dei caratteri utilizzati per indicare le diverse sezioni nella vostra formazione , così come le diverse sottosezioni .
Se si stesse scrivendo un manuale di formazione su come scrivere la corrispondenza commerciale , il tuo capo 1 sarebbe " Come scrivere una lettera commerciale "e quindi il vostro sottotitolo potrebbe essere" Che cosa da includere . " per celebrare il Titolo 1 e Titolo 2, selezionare la scheda" Home page " . Nella sezione stili , si vedrà una serie di stili diversi si può scegliere tra cui Titolo 1, Titolo 2 , Sottotitolo , ecc Selezionare il testo per la tua rubrica 1 e fare clic su lo stile Titolo 1 per indicare la sua importanza nel vostro profilo . Clicca sulla sezione successiva del vostro profilo per fare un 2 Rubrica . Passare attraverso la vostra intera struttura, selezionando Titolo 1 e Titolo 2 . Questi saranno incluse nella vostra tabella di contenuti quando si è fatto .
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Aggiungere una tabella dei contenuti (TOC ) per aiutare i dipendenti a trovare le informazioni di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno . Se hai già aggiunto Intestazione 1 e 2s al documento , avere Word fare il lavoro di creazione del sommario per voi . Fare clic all'inizio del documento in cui si desidera che il TOC di apparire ( di solito dopo la copertina ) e fare clic su "Riferimenti ", quindi fare clic su " Indice" nella tabella di sezione Sommario. Verrà visualizzato un elenco delle tabelle automatiche è possibile utilizzare. Clicca su una delle selezioni automatiche e il sommario dovrebbe comparire , utilizzando gli stili Rubrica dal vostro profilo .
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Disporre le rubriche e sezioni del manuale di formazione in un ordine di step-by - step . La sezione finale e più essenziale del manuale è l'indice . Il più completo l'indice , più il vostro studente sarà in grado di cercare le risposte per numero di pagina e argomento in seguito. Per creare un indice, evidenziare la parola che si desidera inserire nell'indice. Clicca su "Riferimenti ", poi su " Segna voce . " Continuate a fare questo per ogni elemento che si desidera aggiungere al vostro indice. Una volta fatto, scorrere fino alla fine del manuale di formazione e di inserire l' indice cliccando su "Riferimenti ", poi su "Inserisci indice . " Check
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Spell e salvare il file . Una volta creato il vostro primo manuale di formazione , è possibile trasformare il presente manuale in un modello per gli altri manuali di formazione facendo clic sul pulsante " Open Office " , quindi fare clic su "Salva con nome ". Quando viene visualizzata la finestra di dialogo , nella sezione "Salva con nome tipo ", fare clic sulla freccia verso il basso e selezionare modello di Word ( . dotx ) . Poi si può riutilizzare il vostro lavoro su un altro manuale di formazione .
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