Come usare Excel come un database

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Come usare Excel come un database

Molte persone usano Excel come un database . Excel può essere un modo conveniente per memorizzare le informazioni da un database fino a quando l' informazione non è troppo ingombrante per essere contenuta in un foglio di calcolo . Poiché Microsoft Office viene fornito con Excel , utilizzando Excel come un database è meno costoso rispetto all'acquisto di software aggiuntivo per ospitare un database. Istruzioni
Come impostare un foglio di calcolo di Excel come un database
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identificare i dati che si desidera includere nel database. Prima di poter impostare un foglio elettronico come un database , è necessario sapere quali sono le informazioni da monitorare .
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Usa riga 1 come intestazioni per ogni articolo che si intende monitorare. Per esempio, se si prevede di utilizzare Excel come un database per le informazioni di contatto , è necessario includere il nome , l'indirizzo , il numero di telefono e altre voci attraverso Riga 1 .
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Formato Riga 1 . Modificare la formattazione di riga 1 per separare le intestazioni dai dati presenti nel database . Per fare questo, fare clic sul numero uno accanto alla riga 1 , che mette in luce l'intera riga . Aggiungi la tua formattazione , come il grassetto , il centro e uno sfondo grigio .
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Congelare la riga di intestazione . Utilizzare la funzione di pannello di congelamento in modo che le voci appariranno sempre nella parte superiore del database. In Excel 2007, fare clic sul numero due accanto alla riga 2 per evidenziare la prima riga sotto le intestazioni . Fare clic sulla scheda Visualizza . Fare clic su Blocca riquadri e poi Blocca riga superiore . In Excel 2003, fare clic sul numero due accanto alla riga 2 per evidenziare la prima riga sotto le intestazioni . Dalla barra dei menu , fare clic su Finestra > Blocca riquadri .
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Digitare i dati . Utilizzare una riga per ogni voce del database , digitando le informazioni per abbinare la voce informazioni .
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Ordina i dati nel database . Dopo aver inserito le informazioni nel database, è possibile visualizzare i dati in una varietà di modi . Vedere la sezione successiva per le istruzioni su come ordinare i dati in un database di Excel .
Come ordinare i dati in Excel 2007
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Decidere come si desidera ordinare le informazioni . Ad esempio, si potrebbe desiderare i dati elencati in ordine alfabetico per cognome , oppure si potrebbe desiderare di ordinare i dati in base al codice di avviamento postale.
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Evidenziare i dati nel database . Fare clic sulla cella in alto a sinistra che è a sinistra di A e sopra 1 . Ciò evidenzia l' intero foglio di calcolo .
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Apri la finestra Ordina. Fare clic sulla scheda Data. Quindi, fare clic sul pulsante Ordina in Ordina e filtra sezione. Si apre la finestra Ordina.
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Selezionare i dati che si desidera filtrare . In Colonna , selezionare i dati che si desidera ordinare accanto Sort By . Se si desidera includere un ordinamento secondario (come primo nome nel caso in cui si dispone di più di una persona con lo stesso cognome) , quindi selezionare la voce di un ordinamento secondario accanto a " Poi in ".
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Scegli ordinamento. Il valore predefinito (da A a Z ) è quello di ordinare in ordine alfabetico o crescente numero . Per fare il contrario , selezionare dalla Z alla A in ordine .
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Fare clic su OK . I dati dei tipi di database in modo che le istruzioni.
Come ordinare i dati in Excel 2003
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Evidenziare i dati nel database . Fare clic sul numero 2 accanto a Row 2 per evidenziare l' intera riga . Tenendo premuto il tasto Maiusc, fare clic sul numero successivo all'ultima riga con i dati per evidenziare tutti i dati senza includere l'intestazione .
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Apri la finestra Ordina. Dalla barra dei menu , fare clic su Dati> Ordina.
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Selezionare i dati che si desidera filtrare . Sotto Ordina per, selezionare i dati vogliono ordinare . Se si desidera includere un ordinamento secondario (come primo nome nel caso in cui si dispone di più di una persona con lo stesso cognome) , quindi selezionare la voce sotto "Allora da " per un ordinamento secondario
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Scegli ordinamento. L'impostazione predefinita ( Crescente) è per ordinare alfabeticamente o più basso al numero più alto . Per fare il contrario , fare clic sul pulsante di opzione per selezionare Discendente .
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Fare clic su OK . I dati dei tipi di database in modo che le istruzioni.