Una mailing list è un database di contatti personali o aziendali. Raccogli informazioni commerciali dai clienti ogni volta che contattano la tua azienda, in particolare il tuo sito web. Utilizzare una combinazione di Contatti di Microsoft Office Outlook, Excel e Word per conservare le informazioni personali e dei clienti. Contatti MS è un programma di database per raccogliere e archiviare informazioni. Esporta un elenco di nomi e indirizzi in Excel e usa Word per formattare e stampare etichette.
Crea il database
Passaggio 1
Apri i contatti di Microsoft Outlook. Fai clic su "Nuovo" e digita le informazioni di contatto nei campi. Includi nomi e indirizzi, numeri di telefono e qualsiasi altra informazione pertinente.
Passaggio 2
Aggiungi "Categorie" ai tuoi contatti per aggiungere un altro livello per organizzare i tuoi contatti. Fai clic sul pulsante "Categorie" nella parte inferiore destra dello schermo e seleziona una categoria predefinita. Per aggiungere una nuova categoria, fare clic sul pulsante "Elenco categorie principali", fare clic nella casella bianca, digitare il nome della nuova categoria e quindi fare clic sul pulsante "Aggiungi". Fai clic su "Salva e chiudi" al termine. Aggiorna le informazioni sui contatti ogni volta che ricevi nuove informazioni.
Passaggio 3
Esporta i contatti in un foglio di calcolo Excel. Apri Outlook e fai clic su "File", "Importa ed esporta", "Esporta in un file", "Microsoft Excel" e "Avanti". Quindi fare clic su "Contatti" e assegnare a questo file un nome e un percorso.
Passaggio 4
Fare clic su "Mappa campi personalizzati" per rimuovere campi aggiuntivi. Fai clic su "Cancella mappa" nella parte inferiore destra della finestra. Fare clic sul segno più sul lato sinistro della finestra e selezionare ciascun campo, anziché il blocco per aggiungere più opzioni di ordinamento. Inoltre, quando si utilizza l'intero raggruppamento, Microsoft Outlook aggiunge campi aggiuntivi. Ad esempio, il blocco di indirizzi include il paese. Fai clic su "OK" e "Fine".
Apri il file Excel e aggiungi le intestazioni di colonna per nome, cognome, via, città, stato e codice postale.
Crea etichette postali
Passaggio 1: Apri Microsoft Word, fai clic sul menu "Strumenti", quindi su "Lettere e indirizzi". Fai clic su "Creazione guidata Stampa unione" e seleziona "Etichetta"
Passaggio 2
Fai clic su "Modifica layout documento". Viene visualizzata la finestra di dialogo "Opzioni etichetta". Scegli l'etichetta dall'elenco dei numeri di prodotto e fai clic su "OK"
Passaggio 3
Seleziona i destinatari facendo clic su "Usa un elenco esistente" e "Sfoglia". Seleziona il file Excel e fai clic su "Apri". Deseleziona tutte le caselle davanti alla colonna del cognome per rimuoverle dall'elenco di stampa. Fare clic su "OK" al termine.
Passaggio 4
Disporre le etichette. Scegli "Blocco indirizzi" o "Altri elementi" per inserire campi nell'etichetta. Puoi anche fare clic su "Abbina campi" e scegliere dall'elenco dei campi disponibili. Quindi fare clic sul pulsante "OK".
Passaggio 5
Fare clic sul pulsante "Aggiorna tutte le etichette". Questo crea le etichette con le informazioni dal foglio di calcolo di Excel. Visualizza l'anteprima delle etichette per gli errori e apporta tutte le modifiche necessarie.
Aggiungi le etichette alla tua stampante. Fai clic su "Unisci alla stampante" e fai clic su "OK".
Suggerimenti
Quando inserisci singoli campi sull'etichetta, aggiungi uno spazio dopo la città e lo stato.
Aggiungi eventuali correzioni apportate alle etichette in Outlook.
Avviso
Scegli il modello di etichetta corrispondente all'etichetta fisica. L'uso di un modello diverso può stampare le etichette in modo errato.
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